Taakomschrijving
Onder leiding van het diensthoofd Studentenvoorzieningen en de directeur van het Student Center voer je autonoom administratieve en inhoudelijke opdrachten uit binnen de studentenvoorzieningen en het Student Center. Je houdt hierbij rekening met de geldende afspraken, deadlines, procedures, richtlijnen en regelgeving. Je zorgt voor een kwaliteitsvolle dienstverlening naar de studenten van de AP Hogeschool en voor een vlotte en professionele samenwerking met de andere diensten en personeelsleden van de hogeschool.
Je staat onder andere in voor:
• het van A tot Z beheren van dossiers binnen je deeldomein, rekening houdend met afspraken, deadlines en regelgeving.
• het opvolgen van dossiers en fungeren als betrouwbaar aanspreekpunt voor betrokken instanties, partners en interne collega’s.
• het geven van deskundige toelichting aan studenten, collega’s en externen over dossiers, procedurele stappen en beslissingen.
• het optimaliseren van de digitale werking, waaronder het verbeteren van digitale aanvragen, zodat zowel de administratieve werklast als de processen binnen Studentenvoorzieningen efficiënter worden.
• het actualiseren en optimaliseren van administratieve documenten, procedures en draaiboeken voor STUVO en het Student Center.
• het bijdragen aan een professionele en kwaliteitsvolle dienstverlening door kritisch mee te denken over procesverbeteringen binnen het domein.
• het actief opvolgen van evoluties in regelgeving en inhoudelijke ontwikkelingen binnen je deeldomein, en deze kennis toepassen in de praktijk.
• het opmaken van bestelbonnen in het boekhoudsysteem en het opvolgen van leveringen.
• het verwerken en beheren van de inkomende mailstroom, waarbij je vragen categoriseert, beantwoordt of gericht doorverwijst.
• het ondersteunen van het onthaal minstens één keer per week en bij drukte of nood ingezet worden aan de front office.
• het tonen van een sterke interesse in AI-toepassingen en het automatiseren van administratieve processen, inclusief bereidheid tot verdere bijscholing.
Profiel
• Je hebt bij voorkeur minstens 3 jaar relevante ervaring in een administratieve functie.
• Je beschikt over een sterke kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook en Teams).
• Een affiniteit of ervaring met talen (Nederlands en Engels) is een pluspunt.
• Je bent klantgericht en kan werken met een divers publiek.
• Je bent erg nauwkeurig, oplossingsgericht en efficiënt. Je kan je werk goed organiseren, volgens vooropgestelde prioriteitsbepalingen.
• Je bent zeer discreet en communicatief. Ook ben je sociaal ingesteld en je bouwt een vertrouwensrelatie uit op een professionele manier.
• Je kan zowel zelfstandig, als in team werken.
• Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat tot zelfreflectie.
Toelatingsvoorwaarden
• Je bent in het bezit van een bachelor of graduaat (of gelijkwaardig door ervaring), bij voorkeur in een administratieve richting, maatschappelijk werk of humane wetenschappen.
Opmerkingen
Plaats van tewerkstelling: campus Spoor Noord (Lichttoren) - Ellermanstraat 81, 2060 Antwerpen
Wijze van solliciteren
Tot en met 26-04-2026 kan je uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een NARIC-gelijkwaardigheid van het gevraagde diploma.
Ben je niet in het bezit van het vereiste diploma, maar beschik je wel over een diploma secundair onderwijs en heb je minstens 5 jaar relevante ervaring? Dan kan je - in een latere fase in het selectieproces – aan de hand van een portfolio erkenning krijgen van eerder verworven competenties. Dit portfolio moet binnen 2 weken na de kennisgeving van de weerhouding worden ingediend.
Selectieprocedure
De selectie gebeurt door een selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. Een bijkomende selectieronde en/of proef kan georganiseerd worden.
Te noteren
Datum kandidaatstelling:
26/04/2026
Datum interview:
op 08/05/2026
Indiensttreding:
10/08/2026 of aansluitend