Als stafmedewerker bestuursondersteuning maak je deel uit van de dienst Strategische Coördinatie en Kwaliteit, een dienst van de Algemeen Directeur. Deze dienst bewaakt de strategische koers, de performantie en de kwaliteit van onze organisatie en ons onderwijsaanbod. Jij zorgt ervoor dat onze bestuursprocessen efficiënt en transparant verlopen en dat genomen beslissingen correct worden vastgelegd, gecommuniceerd en toegankelijk zijn voor iedereen in de organisatie.



Je bent de administratieve spil in het interne besluitvormingsproces en zorgt dat alles van voorbereiding tot opvolging van de formele bestuursprocessen perfect georganiseerd is. Concreet betekent dit:

• Organisatie en planning:
  
  Je beheert de jaarplanning van de bestuurs- en overlegorganen en stemt overleg en beslissingsstromen op elkaar af. Je plant vergaderingen,stelt agenda’s op en zorgt dat alle deelnemers tijdig beschikken over de juiste documenten.
  
  
  
  


• Redactie, kwaliteitsbewaking en transparante informatievoorziening:
  
  Je neemt de (eind)redactie van stukken voor besluitvorming op en bewaakt de kwaliteit van beleidsdocumenten. Je stelt verslagen op, zorgt voor correcte besluiten en coördineert de interne verspreiding van verslagen en beslissingen.
  
  
  
  


• Documentbeheer en archivering:
  
  Je beheert en archiveert de bestuurlijke informatie en documentatie, zodat alles correct en toegankelijk wordt bewaard.
  
  
  
  


• Compliance en regelgeving:
  
  Je ziet toe op de bestuurlijke en administratieve verplichtingen van de hogeschool (in samenwerking met de diensten en directies van de algemeen directeur en algemeen beheerder) en volgt de regelgeving rond openbaarheid van bestuur op.
  
  
  
  


• Externe samenwerking:
  
  Je bereidt vergaderingen met externe partners (VLHORA, AUHA, …) voor en zorgt voor een vlotte opvolging en interne verspreiding van informatie uit deze overlegorganen.
  
  
  
  


• Ondersteuning van het team Strategische Coördinatie en Kwaliteit:
  
  Samen met je collega’s werk je aan instructies, procedures, rapportages en verslagen in het kader van strategische planning, organisatiebeheersing en kwaliteitsmanagement. Je werkt actief mee aan de opmaak van beleidsplannen, jaarverslagen en andere strategische documenten. Je bent een kritische meelezer die teksten naleest, en een nauwkeurige verslaggever die zorgt voor heldere en correcte notulen. Zo zorg je ervoor dat alle documenten professioneel en consistent worden opgesteld.

• Je hebt minimum 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.


• Je houdt van structuur en precisie, maar ook van inhoudelijke uitdaging.


• Je bent niet alleen een organisator, maar ook een kritische meelezer die graag meewerkt aan beleidsmatige documenten.


• Je voelt je thuis in een omgeving waar kwaliteit, transparantie en samenwerking centraal staan.


• Je hebt een sterk ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en weet hoe je hierin tactvol, loyaal en professioneel opereert.


• Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat tot zelfreflectie.


• Ervaring in het hoger onderwijs of met bestuursprocessen en beleidsvoorbereiding is een pluspunt.


• Je hebt een grondige kennis van internettoepassingen en grondige kennis van MS Office (Word, Excel, Powerpoint en Outlook).


• Je beheerst Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Je beschikt daarnaast over de volgende competenties:

• Organiseren: je werkt planmatig, houdt deadlines in het oog en stuurt proactief bij.


• Integreren: je legt relevante en juiste verbanden tussen diverse inhouden.


• Analyseren: je vertaalt informatie naar heldere adviezen, verslagen en procedures en begrijpt de bestuurlijke impact van beslissingen.


• Beslissen: je neemt tijdig de juiste beslissing op basis van (on)volledige informatie en houdt daarbij rekening met de voor- en nadelen en met de diverse opties die er zijn.


• Nauwkeurig en discreet: je werkt gestructureerd en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.


• Adviseren: je geeft gericht advies aan interne en externe stakeholders op basis van je eigen expertise.


• Dienstverlenend optreden: je haalt energie uit het ondersteunen van collega’s en het verbeteren van processen.


• Communicatief sterk en verbindend: je schrijft helder en foutloos, communiceert vlot en bouwt bruggen tussen mensen en teams.


• Samenwerken: je werkt constructief samen op alle niveaus, binnen en buiten de organisatie.


• Organisatiebetrokkenheid: je voelt je persoonlijk verantwoordelijk voor het behalen van de beoogde resultaten.


• Betrouwbaarheid en respect: je handelt consequent en respecteert beleid, procedures en mensen.


• Proactief en flexibel: je denkt vooruit, anticipeert op uitdagingen en blijft kalm onder druk. Deadlines schrikken je niet af.

• Je bent in het bezit van een bachelor of graduaat (of gelijkwaardig door ervaring).