Je staat, voor de aan jou toegewezen opleidingen, in voor het autonoom uitvoeren van de planning en administratieve taken binnen het administratieve team van het departement. Je houdt hierbij rekening met de geldende afspraken, deadlines, procedures en wetgeving. Je zorgt voor een vlotte en operationele planning van lessen- en examenroosters: zo draag je bij tot een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening aan studenten en het onderwijzend personeel. Je staat ook in voor de communicatie over de planning naar de betrokken collega's en studenten.



Je staat onder andere in voor:

• de opmaak van de lessen- en examenroosters van het departement met behulp van het softwareprogramma Untis. Je verzamelt de noodzakelijke informatie bij de opleidingshoofden en maakt op basis hiervan een planning op, rekening houdend met de relevante parameters (vb. inhoud van het vak, presentatiemogelijkheden, grootte van lokalen, maximumbezetting per les). Omwille van pieken in de werklast en de organisatie van dag- en avondprogramma’s is een flexibele inzetbaarheid gewenst.


• het opvolgen van casussen i.v.m. de roosters en lokalen binnen het departement, om een optimale dienstverlening aan te bieden aan interne (bv. studenten en onderwijzend personeel) en externe (bv. leden van de Associatie Universiteiten en Hogescholen Antwerpen, bedrijven, verenigingen) belanghebbenden. Je verkent de mogelijkheden m.b.t. maatschappelijke dienstverlening aan derden vanuit de campus Ellermanstraat of Meistraat (vb. het gebruik van de aula's door externe instanties).


• het geven van informatie aan en beantwoorden van vragen van studenten, onderwijzend personeel en collega's m.b.t. de planning van lessen en examens.


• het verwerken van een reeks samenhangende inhoudelijke en administratieve taken die betrekking hebben op de organisatie van het departement.


• het initiëren, stimuleren en uitdragen van kwaliteitsvol denken en handelen.

Vanuit jouw expertise draag je bij aan het continu verbeteren van de processen binnen het roosterteam.

• Je hebt bij voorkeur ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.


• Je beschikt over een uitstekende kennis van Excel.


• Je hebt bij voorkeur kennis van Access of andere databases.


• Je hebt bij voorkeur ervaring met de softwareprogramma’s Untis en BaMaFlex.


• Je werkt planmatig, gestructureerd en resultaatgericht.


• Je kan onverwachte situaties (bv. verplaatsing van lessen, technische problemen in een lokaal) opvangen 
  
  en verwerken.


• Je bent stressbestendig en gaat steeds nauwkeurig tewerk.


• Je bent in staat gerichte vragen te stellen aan gesprekspartners (o.a. opleidingshoofden, onderwijzend 
  
  personeel, studenten en collega's) en werkt steeds klantgericht.


• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en kan zowel in team, als zelfstandig werken.


• Je kan je opdracht flexibel inplannen over het academiejaar.


• Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat 
  
  tot zelfreflectie.

• Je bent in het bezit van een master, bachelor of graduaat (of gelijkwaardig door ervaring).