Als administratief medewerker ondersteunt je de directeur Financiën en de stafmedewerker Verzekeringen door het autonoom uitvoeren van administratief ondersteunende opdrachten. Hierbij hou je rekening met geldende afspraken, deadlines, procedures en wetgeving. Je draagt zo bij aan de vlotte werking van de processen en kwaliteitsvolle dienstverlening van de directie Financiën.
Je staat onder andere in voor:
• de aanvragen en vernieuwing van abonnementen voor openbaar vervoer. Je houdt de gegevens bij over de abonnementen en je vervolledigt deze waar nodig. Je bent inzake woon-werkverkeer de interne contactpersoon en hebt hierover ook contacten met de Lijn en de NMBS.
• het organiseren van de administratie rond andere mobiliteitsvraagstukken van de hogeschool, zoals dienstverplaatsingen via NMBS of Cambio. Hiervoor heb je nauw contact met de interne contactpersonen die verantwoordelijk zijn voor de registratie van de mobiliteiten alsook met de aanbieders.
• het bijhouden van de lijsten voor de verzekering buitenlandse reizen en dit in samenwerking met de collega’s van het International Office van AP Hogeschool.
• het administreren van de aansluitingen hospitalisatieverzekering en het bewaken van het overzicht van de aansluitingen zodat de facturen van de verzekeraar kunnen nagekeken worden. Daarnaast sta je ook in voor het beantwoorden van inhoudelijke vragen van personeel met betrekking tot de hospitalisatieverzekering. Dit laatste gebeurt in nauwe samenwerking met de stafmedewerker Verzekeringen.
• agendabeheer voor de directeur Financiën en organiseren van diverse vergaderingen.
• verslag nemen bij vergaderingen, dit uitwerken en instaan voor de lay-out van allerhande documenten.
• het beantwoorden en doorverwijzen van inkomende vragen via allerhande kanalen (e-mail, intranet, website, telefoon, ...) over verzekeringen en mobiliteiten (woonwerkverkeer of dienstverplaatsingen openbaar vervoer).
• het up-to-date houden van het intranet inzake mobiliteiten (woon-werkverkeer en dienstverplaatsingen via NMBS of Cambio) en verzekeringen.