Taakomschrijving
Ben jij een organisatorisch talent met een passie voor onderwijs? Wil je een cruciale rol spelen in de ondersteuning van een dynamisch departement binnen een hogeschool? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Ben jij sterk in administratie, organisatie en verslaggeving? Werk je steeds klantgericht? Wil je graag meewerken aan het versterken van de dienstverlening aan personeel en studenten en aan de optimalisatie van processen? Lees dan zeker verder, want deze job is mogelijk iets voor jou.
Het departement Onderwijs en Training zoekt een medewerker die autonoom administratieve, organisatorische en inhoudelijke opdrachten kan uitvoeren. Je houdt daarbij rekening met geldende afspraken, deadlines, procedures en wetgeving. Op deze manier zorg je mee voor een vlotte administratieve werking van het departement en een kwaliteitsvolle dienstverlening. Samen met je collega’s zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt en bied je ondersteuning aan zowel lectoren als studenten. Je takenpakket is divers en uitdagend, en geen dag is hetzelfde!
Je staat onder andere in voor:
• De verwerking van administratieve taken m.b.t. te behandelen dossiers, rekening houdend met geldende afspraken, deadlines, procedures en wet- en regelgeving. Je bent verantwoordelijk voor de praktische organisatie en verslaggeving bij de wekelijkse departementale stafvergaderingen en andere overlegorganen (bijv. opleidingsraden, werkveldcommissies, netwerkoverleg).
• Het verwerken van gegevens in de daarvoor voorziene databanken en ICT-platformen ( bijv. intranet). Je rapporteert en koppelt relevante informatie terug aan betrokken belanghebbenden, intern en extern. Je maakt dossiers inzake Interne Beroepsprocedures door studenten op en volgt deze proactief op. Je documenteert en actualiseert ook procedures.
• Het beheren van agenda’s en afspraken van het departement.
• De opvolging van dossiers waarbij je steeds op zoek gaat naar een oplossing voor praktische problemen, om zo een optimale dienstverlening aan te bieden. Je organiseert interne en externe infomomenten (soms ’s avonds of tijdens specifieke weekends).
• Het verzorgen van correspondentie en communicatie met studenten en externe partijen.
• De praktische organisatie van examens (voorbereiding, opvolging, evaluatie en optimalisatie van het proces).
• Het signaleren en bespreken van complexe dossiers met jouw direct leidinggevende, het diensthoofd Beleid en Organisatie. Je verzorgt ook de communicatie naar collega's, studenten en externen, en bezorgt hen de nodige documenten.
• De organisatie van events van bij de planning tot en met de uitvoering en evaluatie. Deze events hebben een (inter)nationaal karakter en jij bent daarbij het aanspreekpunt en de coördinator.
• Het uitdragen van kwaliteitsvol handelen, om de administratieve werklast te verlichten en de efficiëntie te verhogen. Je bent kritisch t.o.v. je eigen werkwijze en formuleert voorstellen tot bijsturing van interne processen. • Het volgen van evoluties en ontwikkelingen, zowel op inhoudelijk vlak als op het vlak van regelgeving. Je wisselt ervaringen uit met collega's, neemt deel aan opleidingen en volgt de wet- en regelgeving op.
Profiel
• Je hanteert hedendaagse informatie- en communicatietechnologie. Een zeer grondige kennis van MS Office, in het bijzonder Excel, is vereist.
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kunt je vlot uitdrukken in het Engels; dit is een meerwaarde.
• Je werkt proactief en hebt een oplossingsgerichte instelling.
• Je kunt zowel zelfstandig als in een team werken en besteedt zorg aan het werken met externe partners.
• Je werkt planmatig, klantgericht en resultaatgericht.
• Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat tot zelfreflectie.
Toelatingsvoorwaarden
• Je bent in het bezit van een bachelor of graduaat (of gelijkwaardig door ervaring).
Te noteren
Datum kandidaatstelling:
23/03/2025
Datum interview:
op 01/04/2025 tussen 8:30 en 12:00
Indiensttreding:
14/04/2024 of aansluitend