Je ondersteunt de dienst Marketing & Communicatie met administratief ondersteunende en logistieke taken van de marketingactiviteiten en -events.



Je staat onder andere in voor:

• Ondersteuning en verdere professionalisering van onze wervingsevenementen en infodagen die op de campussen georganiseerd worden.


• Je zorgt voor heldere briefings en draaiboeken. Je weet als geen ander dat een goede organisatie staat met een goede voorbereiding. Je houdt nauw contact met de communicatiecollega’s die de organisatie voor zich nemen op de respectievelijke campussen en zorgt ervoor dat zij goed weten wat er van hen wordt verwacht en hoe ze daarbij ondersteund worden.


• Je regelt alle randvoorwaarden voor een goed evenement zoals catering, promomateriaal, zorgt ervoor dat de jobstudenten zijn aangevraagd en weten wat er van hen verwacht wordt, enz. Je bent een echte ‘regelaar’ en steekt ook graag zelf de handen uit de mouwen om een event of infomoment tot een goed einde te brengen. Voor sommige evenementen ben jij de organisatorische trekker, voor andere events verzorg jij de ondersteuning via onder andere checklists, (promo)materiaal, hogeschoolbrede afspraken etc.


• Het budgetbeheer van de dienst Marketing & Communicatie; je zorgt voor de bestelbonadministratie in het bestel- en facturatiesysteem ProCure. Dat houdt in dat je de offertes verwerkt en op basis daarvan bestelbonnen aanmaakt in ProCure en daarnaast het overzicht bijhoudt van de uitgaven. Je regelt ook zelf sommige aankopen voor de dienst, zoals broodjes, huur van een externe locatie, bioscooptickets of giveaways voor studenten enz.


• Uiteenlopende administratieve en logistieke taken binnen vastgelegde afspraken en procedures. Denk bijvoorbeeld aan bestellingen van promomateriaal (gadgets, beachflags, roll-ups, goodiebags, …), reserveren van lokalen voor schoolbezoeken of meetings, transportaanvragen, overleg inplannen met verschillende stakeholders, teamactiviteiten etc.


• Je zit het ‘ankeroverleg’ voor. Dat is een tweemaandelijks overleg waarbij de dienst Marketing & Communicatie afstemt met de departementale communicatieverantwoordelijken over de taken waar raakvlakken zijn, zoals de infomomenten en wervingsevents, product marketing en (nieuws)content. Jij zorgt ervoor dat de agenda wordt gemaakt en tijdig bezorgd, bewaakt het timemanagement, zorgt voor het verslag (beurtrol), enz.


• Je volgt de binnenkomende sponsoraanvragen op en bekijkt of deze mogelijk interessant zijn. Je maakt correcte afspraken met de betrokken mensen/diensten en volgt verder op, zowel qua administratie als de praktische kant hiervan. Je bekijkt ook proactief welke activiteiten interessant zijn voor de naamsbekendheid van AP Hogeschool. Voor een van onze vaste sponsorpartners werk je een promoactie van A tot Z uit en zorg je dat alle afspraken gemaakt zijn met de externe en interne partners.

• Je hebt een bachelor- of graduaatsopleiding (of gelijkwaardig door ervaring), bij voorkeur in een relevante opleiding zoals office management, marketing- en communicatiesupport of events management.


• Je hebt ervaring in een soortgelijke functie.


• Als organisatorische duizendpoot weet je in gevarieerde omstandigheden het hoofd koel te houden. Je kan zeer goed plannen en prioriteiten stellen.


• Jij hebt een hart voor dienstverlening, administratie, organisatie en planning; dat merkt iedereen aan de nauwkeurigheid die je elke dag hanteert.


• Je hanteert hedendaagse informatie- en communicatietechnologie vlot in je werk.


• Je kan vlot werken met MS Office (Word, Excel).


• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.


• Je werkt planmatig en resultaatgericht.


• Je bent flexibel, bereid om te werken tijdens onze infodagen.


• Je bent een echte teamplayer en steekt graag de handen uit de mouwen.


• Je bent een echte ‘problem solver’ en iedereen kan bij jou terecht met vragen over eender wat.


• Kennis van de wet op de overheidsopdrachten is een plus, maar geen must.


• Je draagt bij aan een continue verbetering van de processen binnen de dienst Communicatie. Je reflecteert ook kritisch over je eigen werkwijze en stuurt deze, indien nodig, bij.


• Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat tot zelfreflectie.

• Je hebt een bachelor- of graduaatsopleiding (of gelijkwaardig door ervaring), bij voorkeur in een relevante opleiding zoals office management, marketing- en communicatiesupport of events management.

Onze troeven

• een statutaire aanstelling


• een interessant aantal vakantiedagen


• flexibele werktijden en de mogelijkheid om 1 à 2 dagen per week van thuis te werken


• volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer


• een fietsvergoeding van 0,231 euro/km


• een laptop en een internetvergoeding van 20 euro per maand


• talrijke kortingen via Benefits@work


• een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen


• een deeltijdse tewerkstelling is bespreekbaar
  
  

Salaris

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 4.1 (barema 581 - B11), salarisschaal 4.2 (barema 582 - B12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via de volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen



Je kan tot 10 jaar erkenning krijgen van je nuttige beroepservaring.



Je krijgt een aanstelling in een statutair tijdelijk ‘niet’ vacant (vervangingsopdracht) ambt voor 50 à 70%, ten vroegste vanaf 27-01-2025 tot en met 26-05-2025.



Plaats van tewerkstelling

Campus Lange Nieuwstraat - Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen.