Als coördinator financieel projectmanagement sta je, onder verantwoordelijkheid van de directeur financiën, in voor het mee ontwikkelen van het beleid en de coördinatie inzake financieel projectmanagement. Je bent samen met de andere financieel projectmedewerkers verantwoordelijk voor het financiële luik bij de voorbereiding, opvolging en afsluiting van projecten met externe financiering. Voor de projecten waarvoor je deze rol opneemt, is de externe verantwoording om de financiële middelen te ontvangen belangrijk. Je bouwt als expert actief interne en/of externe contacten uit, om zo specifieke beleidsdossiers kwaliteitsvol en efficiënt af te werken.

Hoofdzakelijk zijn jouw taken de volgende:

• Je ondersteunt de directie bij het optimaliseren van de procedures en processen inzake financieel projectmanagement.

• Je staat in voor het coördineren, motiveren en begeleiden van de medewerkers financieel projectmanagement bij hun taken.

• Je ontwikkelt de nodige tools voor de organisatie om het financieel projectmanagement zo vlot mogelijk te laten verlopen en zorgt voor de nodige kennisoverdracht hieromtrent.

• Je ondersteunt de directie met financiële cijfers, informatie en kengetallen over projecten en programma’s ten behoeve van beleid, beheer, begroting en jaarrekeningen.

• Je werkt nauw samen de dienst accounting, dienst financial controlling, de directie onderzoek en dienstverlening en de directie onderwijs.

• Je neemt initiatieven om werkafspraken zo efficiënt en klantvriendelijk mogelijk te maken.

• Je ondersteunt de directie in de ontwikkeling van nieuwe strategieën inzake projectwerving, projectbeheer en helpt nieuwe initiatieven hieromtrent, in het bijzonder rond financieel projectmanagement, te ontwikkelen.

Bij de voorbereiding van de projecten ben je betrokken bij volgende deelaspecten:

• het screenen van het budget en de administratieve vereisten;

• in nauwe samenwerking met de directie onderzoek en dienstverlening of de directie onderwijs en de juridische dienst, help je bij de voorbereiding via standaardformulieren en -contracten, controleer je contracten, neem je deel aan onderhandelingen en zoek je informatie op.



Wat betreft de opvolging ben je verantwoordelijk voor volgend takenpakket:

• Je monitort het financiële luik van de projecten: hiervoor geef je advies en vorming rond regelgeving, organiseer je de budgetopvolging, faciliteer je het tijdschrijven en werk je mee aan de uitbouw van een financieel projectmanagementsysteem.

• Je bent verantwoordelijk voor de administratieve, contractuele en financiële opvolging van de aan jouw toegewezen projecten. Dit betekent dat je gedurende de looptijd van het project de projectmedewerkers door jou ondersteund worden bij een optimale besteding van het projectbudget (inclusief controle of uitgaven voldoen aan de contractvoorwaarden en financieringsregels). Daarnaast zorg je ervoor dat er op regelmatige, vaak contractueel vastgelegde, tijdstippen facturen of schuldvorderingen opgemaakt worden.

• Je bent verantwoordelijk voor de financiële rapportering naar de financierder (vb. facturen, extra toelichting bij uitgaven, loonstaten, timesheets, …). Na afloop van het project verzorg je een financiële eindrapportering in overleg met de projectverantwoordelijken. Je zorgt voor de begeleiding en voorbereiding van de externe audits betreffende de projecten.

• Je bent in het bezit van een masterdiploma, bij voorkeur in een financieel-economische richting.

• Je beschikt over minimum 5 jaar beroepservaring, bij voorkeur inzake financieel projectenbeheer of bent in staat deze snel te verwerven.

Onze troeven

• een statutaire aanstelling als ambtenaar, met mogelijkheid tot benoeming

• een loon in functie van je kennis en ervaring

• een aantrekkelijk groeipad van barema A11 tot A22

• 45 vakantiedagen

• flexibele werktijden en de mogelijkheid om 2 dagen per week van thuis te werken

• gratis hospitalisatieverzekering (vanaf 70% tewerkstelling)

• volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of

• een fietsvergoeding van 0,231 euro/km

• een laptop (vanaf 50% tewerkstelling) en een internetvergoeding van 20 euro per maand

• een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen

Salaris

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 6.1 (barema 585 - A11), salarisschaal 6.2 (barema 586 - A12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag van maximum 10 jaar op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Je krijgt een aanstelling in een statutair tijdelijk vacant ambt voor 100% ten vroegste vanaf 08-01-2024 tot en met 31-12-2024 met mogelijkheid tot verlenging. Vanaf het derde opeenvolgende jaar kan deze aanstelling, op basis van een positieve evaluatie, omgezet worden in een aanstelling van onbepaalde duur, met zicht op benoeming. 

Plaats van tewerkstelling: campus Lange Nieuwstraat - Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen

Wijze van solliciteren

Je kan uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Deze vacature blijft openstaan totdat er een geschikte kandidaat gevonden is. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een selectie-interview. Een bijkomende selectieronde en/of proef kan georganiseerd worden.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs.

Voor vragen over de inhoud van de vacature kan je terecht bij Elke Smeets (elke.smeets@ap.be)