Als coördinator financieel projectmanagement sta je, onder verantwoordelijkheid van de directeur financiën, in voor het mee ontwikkelen van het beleid en de coördinatie inzake financieel projectmanagement. Je bent samen met de andere financieel projectmedewerkers verantwoordelijk voor het financiële luik bij de voorbereiding, opvolging en afsluiting van projecten met externe financiering. Voor de projecten waarvoor je deze rol opneemt, is de externe verantwoording om de financiële middelen te ontvangen belangrijk. Je bouwt als expert actief interne en/of externe contacten uit, om zo specifieke beleidsdossiers kwaliteitsvol en efficiënt af te werken.
Hoofdzakelijk zijn jouw taken de volgende:
• Je ondersteunt de directie bij het optimaliseren van de procedures en processen inzake financieel projectmanagement.
• Je staat in voor het coördineren, motiveren en begeleiden van de medewerkers financieel projectmanagement bij hun taken.
• Je ontwikkelt de nodige tools voor de organisatie om het financieel projectmanagement zo vlot mogelijk te laten verlopen en zorgt voor de nodige kennisoverdracht hieromtrent.
• Je ondersteunt de directie met financiële cijfers, informatie en kengetallen over projecten en programma’s ten behoeve van beleid, beheer, begroting en jaarrekeningen.
• Je werkt nauw samen de dienst accounting, dienst financial controlling, de directie onderzoek en dienstverlening en de directie onderwijs.
• Je neemt initiatieven om werkafspraken zo efficiënt en klantvriendelijk mogelijk te maken.
• Je ondersteunt de directie in de ontwikkeling van nieuwe strategieën inzake projectwerving, projectbeheer en helpt nieuwe initiatieven hieromtrent, in het bijzonder rond financieel projectmanagement, te ontwikkelen.
Bij de voorbereiding van de projecten ben je betrokken bij volgende deelaspecten:
• het screenen van het budget en de administratieve vereisten;
• in nauwe samenwerking met de directie onderzoek en dienstverlening of de directie onderwijs en de juridische dienst, help je bij de voorbereiding via standaardformulieren en -contracten, controleer je contracten, neem je deel aan onderhandelingen en zoek je informatie op.
Wat betreft de opvolging ben je verantwoordelijk voor volgend takenpakket:
• Je monitort het financiële luik van de projecten: hiervoor geef je advies en vorming rond regelgeving, organiseer je de budgetopvolging, faciliteer je het tijdschrijven en werk je mee aan de uitbouw van een financieel projectmanagementsysteem.
• Je bent verantwoordelijk voor de administratieve, contractuele en financiële opvolging van de aan jouw toegewezen projecten. Dit betekent dat je gedurende de looptijd van het project de projectmedewerkers door jou ondersteund worden bij een optimale besteding van het projectbudget (inclusief controle of uitgaven voldoen aan de contractvoorwaarden en financieringsregels). Daarnaast zorg je ervoor dat er op regelmatige, vaak contractueel vastgelegde, tijdstippen facturen of schuldvorderingen opgemaakt worden.
• Je bent verantwoordelijk voor de financiële rapportering naar de financierder (vb. facturen, extra toelichting bij uitgaven, loonstaten, timesheets, …). Na afloop van het project verzorg je een financiële eindrapportering in overleg met de projectverantwoordelijken. Je zorgt voor de begeleiding en voorbereiding van de externe audits betreffende de projecten.