Taakomschrijving
Als administratief medewerker ondersteun je de studentenadministratie binnen het AP-brede Student Center. In het Student Center zorg je mee voor een laagdrempelige en toegankelijke dienstverlening voor de student. Hierbij houd je rekening met de geldende afspraken, deadlines, procedures en wetgeving. Je draagt zo bij aan de vlotte werking van de processen en kwaliteitsvolle dienstverlening aan studenten.
Je staat onder andere in voor:
• het uitvoeren van uiteenlopende administratieve taken binnen vastgelegde afspraken en procedures, om zo bij te dragen aan de efficiënte en operationele werking van het Student Center. Je zorgt mee voor de vlotte organisatie van de studentenadministratie.
• het zorgen voor het up-to-date houden en vervolledigen van allerlei zaken die te maken hebben met studentendossiers en opleidingsprogramma’s en dit in de daarvoor voorziene ICT-platformen (vb. BaMaFlex!). Complexe dossiers bespreek je met je leidinggevende.
• het fungeren als aanspreekpunt (op verschillende campussen, via e-mail en telefoon) voor (kandidaat-) studenten over de dienstverlening van het Student Center. Je verschaft de nodige informatie en ondersteuning, zowel in het Nederlands als in het Engels.
• het opstellen van attesten, e-mails, lijsten, formulieren en andere documenten.
• het verrichten van opzoekwerk m.b.t. de wet- en regelgeving binnen de studentenadministratie. Je geeft studenten en collega's toelichting over de toepassingen van de wet- en regelgeving, interne procedures en reglementen binnen de studentenadministratie.
• het kritisch reflecteren over de eigen werkwijze en de processen van het Student Center en het formuleren van voorstellen tot bijsturing ervan.
Profiel
Je beschikt over de volgende competenties:
• oplossingsgericht, gestructureerd en nauwgezet werken.
• dienstverlenend optreden, d.w.z. bezoekers, studenten en docenten op een efficiënte en kwalitatieve manier begeleiden en dienst verlenen.
• flexibel opstellen, d.w.z. je aanpassen aan veranderende omstandigheden.
• samenwerken, d.w.z. ideeën en opvattingen op een open manier delen met anderen en hen ertoe uitnodigen hetzelfde te doen.
• betrokkenheid, d.w.z. je persoonlijk verantwoordelijk voelen voor de goede werking van de studentenadministratie en de opleidingen.
• betrouwbaarheid en respect, d.w.z. consequent en integer handelen. Je toont respect voor andere ideeën, meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur.
Toelatingsvoorwaarden
• Je bent in het bezit van een bachelordiploma of diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring.
• Je hebt (bij voorkeur) minimum 5 jaar ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.
• Je hebt ervaring op vlak van administratie bij voorkeur in een onderwijscontext.
• Je beschikt over goede ICT vaardigheden en kennis van Excel.
Contactinformatie
Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Van Elsen Kris (kris.vanelsen@ap.be).
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel
E-mail: wervingenselectie@ap.be
Te noteren
Datum kandidaatstelling:
2/04/2023
Datum interview:
vanaf 05/04/2023
Indiensttreding:
17/04/2023 of aansluitend