AP Vacature - Administratief medewerker studentenadministratie

Betrekking

Functie:

Administratief medewerker

Departement:

Directie Student Center

Aanstelling:

Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)

Vereist niveau:

Secundair onderwijs

Volume:

50%

Duur:

m.i.v. 17-04-2023 of aansluitend t.e.m. 31-12-2023

Details

Taakomschrijving

Je staat in voor administratief ondersteunende en logistieke opdrachten binnen vastgelegde afspraken, procedures en wetgeving. Zo draag je bij aan een kwaliteitsvolle, efficiënte dienstverlening en een vlotte werking van de processen op de campus te Mechelen en van het Student Center.

Takenpakket:

• Je voert uiteenlopende administratieve en logistieke taken uit binnen vastgelegde afspraken en procedures, om zo bij te dragen aan de efficiënte en operationele werking van de campus in Mechelen en van het Student Center (studentenadministratie). Dit tijdens de ruime openingsuren van de campus (tot 21u).

• Je fungeert als aanspreekpunt aan het onthaal, via de verschillende communicatiekanalen en ook tijdens de avondopeningsuren. Je bent aanspreekpunt over uiteenlopende campusgerelateerde zaken, maar ook over de dienstverlening van het Student Center (studentenadministratie). Je verwerkt informatie, begeleidt afspraken en verwijst door indien nodig. Je beheert ook de in- en uitgaande post (digitaal en fysiek), om een vlotte informatiedoorstroming te garanderen.

• Je zorgt mee voor de praktische organisatie van overlegmomenten en andere activiteiten op de campus in Mechelen.

• Je zorgt voor het up-to-date houden en vervolledigen van allerlei zaken die te maken hebben met studentendossiers en dit in de daarvoor voorziene ICT-platformen (vb. BaMaFlex!, MLP). Complexe dossiers bespreek je met je leidinggevende.

• Je verricht opzoekwerk m.b.t. de wet- en regelgeving binnen de studentenadministratie. Je geeft studenten en collega's toelichting over de toepassingen van de wet- en regelgeving, interne procedures en reglementen binnen de studentenadministratie.

• Je reflecteert kritisch over de eigen werkwijze en de processen van het Student Center en het formuleren van voorstellen tot bijsturing ervan.

Profiel

• Je hebt bij voorkeur 3 jaar ervaring binnen een gelijkaardige functie.

• Ervaring met Bamaflex is een pluspunt.

• Je hebt een hands-on-mentaliteit

• Je hanteert hedendaagse informatie- en communicatietechnologie: je werkt vlot met databanken en MS Office.

• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.

• Je weet een divers studentenpubliek te ondersteunen.

• Je kan zowel zelfstandig als in een team werken en je besteedt zorg aan het werken met externe partners.

• Je werkt planmatig en resultaatgericht.

• Je bent bereid om zowel overdag als 's avonds te werken.

Toelatingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een bachelordiploma of diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring.

Aanbod

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 50% m.i.v. 17-04-2023 of aansluitend tot en met 31-12-2023. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12), salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag van maximum 10 jaar op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,231 euro/km.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: campus Dodoens - Leopoldstraat 42, 2800 Mechelen.

Wijze van solliciteren

Tot en met 02-04-2023 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een online selectie-interview. Een bijkomende selectieronde en/of technische proef kan georganiseerd worden. Daarna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature

Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Van Elsen Kris (kris.vanelsen@ap.be).

Informatie betreffende selectieprocedure

Directie Personeel
E-mail: wervingenselectie@ap.be

Te noteren

Datum kandidaatstelling: 2/04/2023

Datum interview: vanaf 05/04/2023

Indiensttreding: 17/04/2023 of aansluitend