GW-ATP-VAC22-024 - Medewerker opleidingen Inovant – 80%
Betrekking
Functie:
Medewerker domein
Departement:
Directie Onderzoek en Dienstverlening
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
80%
Duur:
01-09-2022 of aansluitend t.e.m. 31-12-2023
Details

Taakomschrijving

Inovant is het kenniscentrum van de AP Hogeschool voor leren en ontwikkelen in de openbare sector. We organiseren (korte) open opleidingen of opleidingen op vraag en op maat van de openbare sector over diverse thema’s (beleid en organisatie, financiën en aankoop, HRM, vaardigheden, grondgebonden zaken, …). De opleidingen zijn altijd praktijkgericht, hiervoor trekken we gastdocenten aan die de werking van de openbare sector door en door kennen. We willen kwaliteit afleveren: er is een systeem van permanente evaluatie en we sturen regelmatig bij. We willen ook een modern opleidingsaanbod vormgeven, en zoeken altijd naar de meest geschikte opleidingsvorm voor de vraag.



Voor de dagelijkse organisatie van het open aanbod en de algemene werking van de dienst, zoeken we een medewerker domein op vlak van opleidingsondersteuning. Je komt terecht in een team van 5 mensen en rapport rechtstreeks aan het diensthoofd. 



Je ondersteunt de werking van de dienst op administratief, logistiek en praktisch niveau. Daarnaast heb je direct contact met de klant en werk je vanuit die rol mee aan verbetering van de processen van de dienst. Je volgt ook inhoudelijk zelf enkele opleidingen in het open aanbod op.  



Je staat onder andere in voor:

- Inhoudelijke ondersteuning open aanbod: opmaken van de planningen, ingeven van opleidingsfiches, opvolgen evaluatie van het aanbod, opvragen van leermateriaal, ondersteuning bij inhoudelijke of praktische uitwerking van het aanbod, opvolgen van gemaakte afspraken bij maatwerk.

- Opvolging van enkele opleidingen van A tot Z (van behoefteanalyse tot evaluatie). 

- Administratieve ondersteuning van het aanbod: verwerken van inschrijvingen, beheer van en ingave in LMS en ELO, verwerken van aanwezigheden en certificaten

- Logistieke ondersteuning van de dienst: documenten aanmaken, locatie en catering regelen, bestellingen en aankopen registreren, planning en agenda beheren. 

- Contact met de klant: administratieve vragen van de klant beantwoorden, eerste klantencontact, opvolgen van telefonie en mailbox, uitsturen van opleidingsinformatie (uitnodiging, evaluatie, leermateriaal, …).

- Financiële ondersteuning van de dienst: aanvragen en opvolgen van bestelbonnen en inkomende en uitgaande facturatie, voorbereiding van financiële rapportering van de dienst (KPI’s), beheren van docentenbesten, aanmaken en opvolgen van contracten.

- Ondersteuning marketing en communicatie van de dienst: wijzigingen op de website, opvolgen van inschrijvingen op de nieuwsbrief, uitsturen van nieuwsbrieven, uitsturen van gerichte communicatie.



Algemene taken van de opleidingsondersteuner:

- Verbetervoorstellen formuleren vanuit de eigen rol (procesverbetering, taakverdeling, planningsvoorstellen, prijsberekeningen, …).

- Wijzigingen in de werking van de dienst doorvoeren in alle administratieve en communicatieve systemen (nieuwsbrief, mailings, website, …).

- Ondersteuning van de dienst in het opmaken van planningen, aanleveren van rapporten en analyse van gegevens.

- Meewerken aan algemene projecten van de dienst.

- Mee uitvoeren van de permanentie van de dienst.

Profiel

Je beschikt over de volgende competenties:

- Plannen en organiseren: plannen, coördineren en organiseren gaan je goed af, je houdt het overzicht in een veelheid van taken. Je werkt gestructureerd, bewaakt de voortgang van een plan en neemt tijdig de juiste actie. 

- Resultaatsgericht werken: je werkt naar een duidelijk afgesproken doel, kan bijsturen in het plan om het doel te bereiken en overlegt hiervoor regelmatig. Je werkt efficiënt en kostenbewust om dit resultaat te bereiken. 

- Klantgericht: we werken voor onze klanten en hen zo goed mogelijk verder helpen is je dagelijkse missie. Ook met onze gastdocenten en interne klanten willen we een goede relatie uitbouwen. 

- Communicatief sterk: je kan jezelf goed schriftelijk en mondeling uitdrukken, afspraken zijn duidelijk en helder gecommuniceerd, je kan aantrekkelijke opleidingsfiches schrijven en komt to the point. 

- Nauwkeurig werken: je werkt nauwgezet, hebt oog voor detail en kijkt je eigen werk zorgvuldig na. Je levert steeds correcte en gecontroleerde informatie aan.

- Collegiaal: doordat Inovant een klein team is, is collegialiteit een vereiste voor alle collega’s. Bijspringen, overleggen, ondersteunen, taken overnemen bij drukte en samenwerken aan dezelfde resultaatsgebieden zijn een must.

- Je kan werken met Office toepassingen.

Toelatingsvoorwaarden

- Je bent in het bezit van een bachelordiploma, bij voorkeur in een mensgerichte opleiding. 

- Je hebt (bij voorkeur) minimum 5 jaar ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.

- Bij voorkeur kan je ervaring voorleggen in het werkveld van professioneel leren & ontwikkelen. Ervaring in werken in de openbare sector kan een meerwaarde zijn. 

Aanbod

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 80% m.i.v. 01-09-2022 of aansluitend tot en met 31-12-2023. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen. 



Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 4.1 (barema 581 - B11), salarisschaal 4.2 (barema 582 - B12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen 

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag van maximum 10 jaar op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.



Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,231 euro/km.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: campus Lange Nieuwstraat - Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen.



Wijze van solliciteren

Tot en met 15-08-2022 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma. 



Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een online selectie-interview. Een bijkomende selectieronde en/of technische proef kan georganiseerd worden. Daarna neemt de commissie een beslissing.



Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 11 oktober 2013, inzake toegang tot de ambten. 

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Vermeiren Hanne (hanne.vermeiren@ap.be). 
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel
E-mail: wervingenselectie@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 15/08/2022

Datum interview: vanaf 18/08/2022

Indiensttreding: 01/09/2022 of aansluitend