SC-ATP-VAC22-013 - Administratief medewerker studentenadministratie – 100%
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
Directie Student Center
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 01-09-2022 of aansluitend t.e.m. 31-12-2022
Details

Taakomschrijving

Als administratief medewerker ondersteun je de studentenadministratie binnen het AP-brede Student Center. In het Student Center zorg je mee voor een laagdrempelige en toegankelijke dienstverlening voor de student. Hierbij houd je rekening met de geldende afspraken, deadlines, procedures en wetgeving. Je draagt zo bij aan de vlotte werking van de processen en kwaliteitsvolle dienstverlening aan studenten.



Je staat onder andere in voor:

- het uitvoeren van uiteenlopende administratieve taken binnen vastgelegde afspraken en procedures, om zo bij te dragen aan de efficiënte en operationele werking van het Student Center. Je zorgt mee voor de vlotte organisatie van de studentenadministratie.

- je zorgt voor het up-to-date houden en vervolledigen van allerlei zaken die te maken hebben met studentendossiers en opleidingsprogramma’s en dit in de daarvoor voorziene ICT-platformen (vb. BaMaFlex!). Complexe dossiers bespreek je met je leidinggevende. 

- het fungeren als aanspreekpunt (op verschillende campussen, via e-mail en telefoon) voor (kandidaat-)studenten over de dienstverlening van het Student Center. Je verschaft de nodige informatie en ondersteuning.

- het opstellen van attesten, e-mails, lijsten, formulieren en andere documenten. 

- het verrichten van opzoekwerk m.b.t. de wet- en regelgeving binnen de studentenadministratie. Je geeft studenten en collega's toelichting over de toepassingen van de wet- en regelgeving, interne procedures en reglementen binnen de studentenadministratie. 

- het kritisch reflecteren over de eigen werkwijze en de processen van het Student Center en het formuleren van voorstellen tot bijsturing ervan.

Profiel

Je beschikt over de volgende competenties:

- oplossingsgericht, gestructureerd en nauwgezet werken.

- dienstverlenend optreden, d.w.z. bezoekers, studenten en docenten op een efficiënte en kwalitatieve manier begeleiden en dienst verlenen.

- flexibel opstellen, d.w.z. je aanpassen aan veranderende omstandigheden.

- samenwerken, d.w.z. ideeën en opvattingen op een open manier delen met anderen en hen ertoe uitnodigen hetzelfde te doen.

- betrokkenheid, d.w.z. je persoonlijk verantwoordelijk voelen voor de goede werking van de studentenadministratie en de opleidingen.

- betrouwbaarheid en respect, d.w.z. consequent en integer handelen. Je toont respect voor andere ideeën, meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur.

- je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en drukt je vlot uit in Nederlands en Engels.

Toelatingsvoorwaarden

- Je bent in het bezit van een bachelordiploma of diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring.

- Je hebt (bij voorkeur) minimum 5 jaar ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.

- Je hebt ervaring op vlak van administratie bij voorkeur in een onderwijscontext. 

- Je hebt een zekere affiniteit met de muziek en podiumkunsten.

- Je beschikt over goede ICT vaardigheden en kennis van Excel.
 

Aanbod

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v. 01-09-2022 of aansluitend tot en met 31-12-2022. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen. 



Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12), salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen 

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag van maximum 10 jaar op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.



Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,231 euro/km.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: campus Spoor Noord (Lichttoren) - Ellermanstraat 81, 2060 Antwerpen.



Wijze van solliciteren

Tot en met 15-08-2022 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma. 



Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een online selectie-interview. Een bijkomende selectieronde en/of technische proef kan georganiseerd worden. Daarna neemt de commissie een beslissing.



Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 11 oktober 2013, inzake toegang tot de ambten. 

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Van Elsen Kris (kris.vanelsen@ap.be). 
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel
E-mail: wervingenselectie@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 15/08/2022

Datum interview: vanaf 18/08/2022

Indiensttreding: 01/09/2022 of aansluitend