Taakomschrijving
Je staat in voor administratieve en inhoudelijke activiteiten binnen het onthaal en de studentenadministratie op de vestigingsplaats in Turnhout en je bent ook betrokken bij de dienstverlening voor alle AP-studenten in het AP-brede Student Center. Je draagt zo bij aan de vlotte en operationele werking van de processen en aan een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening. Je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten, lectoren, coördinatoren en administratieve diensten.
Je staat onder andere in voor:
• het verwerken van samenhangende administratieve taken m.b.t. de te behandelen dossiers, rekening houdend met en in toepassing van geldende afspraken, deadlines, procedures en regelgeving.
o de praktische organisatie van inschrijvingen, infodagen en events.
o verzamelen van de nodige informatie, intern en extern, en deze invoeren in de daartoe voorziene databanken en ICT- platformen (bijv. BaMaFlex).
o terugkoppelen en rapporteren van de correcte informatie aan de betrokken instanties en belanghebbenden, intern en extern.
o opmaken en proactief opvolgen van dossiers en klassement.
o documenteren, uitschrijven en actualiseren van praktische procedures voor de vestigingsplaats.
• het oplossen en opvolgen van dossiers, om zo een optimale dienstverlening aan te bieden aan studenten, onderwijzend personeel en coördinatoren.
o Contact opnemen met studenten, lectoren, bevoegde instanties en belanghebbenden, voortgangscontrole en terugkoppeling. Je analyseert hun vragen en behandelt deze oplossingsgericht.
o Verwerken en bijwerken van veranderingen in het dossier. Je signaleert en bespreekt ook complexe dossiers met de leidinggevende.
• opzoekwerk m.b.t. wet- en regelgeving binnen de studentenadministratie. Je geeft studenten en collega's toelichting over de toepassingen van wet- en regelgeving, interne procedures en reglementen binnen het onthaal en de studentenadministratie.
• het meewerken aan de optimalisatie van ICT-platformen, om de administratieve werklast te verlichten en de kwaliteit van de resultaten te verhogen.
• het initiëren, stimuleren en uitdragen van kwaliteitsvol denken en handelen. Je organiseert en implementeert kwaliteitszorg in de werking van het onthaal en studentensecretariaat, door kritisch te reflecteren over de werkwijzen en je formuleert voorstellen tot bijsturing van interne processen.
Profiel
• Ervaring met Excel en software Bamaflex zijn een meerwaarde.
• Je hanteert hedendaagse informatie- en communicatietechnologie in je werk.
• Je staat reflectief en kritisch tegenover je eigen handelen en bent bereid je bij te scholen om je kwaliteit te verhogen.
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden. Je kan zowel zelfstandig als in een team werken en je besteedt zorg aan het werken met externe partners.
• Je bent oplossingsgericht en steeds bereid om een helpende hand uit te steken. Je werkt ook planmatig en resultaatgericht.
• Je bent bereid om zowel overdag als 's avonds te werken.
Toelatingsvoorwaarden
• Je bent in het bezit van een bachelordiploma, bij voorkeur in officemanagement.
• Je hebt bij voorkeur 3 jaar ervaring binnen een gelijkaardige functie.
Contactinformatie
Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Van Elsen Kris (kris.vanelsen@ap.be).
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel
E-mail: wervingenselectie@ap.be
Te noteren
Datum kandidaatstelling:
3/07/2022
Datum interview:
vanaf 06/07/2022
Indiensttreding:
16/08/2022 of aansluitend