Taakomschrijving
Onder leiding van het diensthoofd Studentenvoorzieningen en samen met het team voer je autonoom administratieve en inhoudelijke opdrachten uit binnen de sociale dienst. Je houdt hierbij rekening met de geldende afspraken, deadlines, procedures, richtlijnen en regelgeving. Je zorgt voor een kwaliteitsvolle dienstverlening naar de studenten van de AP Hogeschool en voor een vlotte en professionele samenwerking met de andere diensten en personeelsleden van de hogeschool.
Je staat onder andere in voor:
• algemene administratieve ondersteuning van de sociale dienst tijdens de drukke inschrijvingsperiode.
• het opvolgen van de gedeelde mailbox van de sociale dienst: beantwoorden of categoriseren van hulpvragen, registreren en archiveren van overeenkomsten voor leningen en voorschotten.
• het onderzoeken van aanvragen van studenten voor het verkrijgen van leningen en betoelagingen. Je volgt de aanvraagdossiers op en doet de bijhorende administratieve verwerking.
• het informeren en adviseren van studenten over het verkrijgen van studiebeurzen en desgevallend intern doorverwijzen voor een gedetailleerd onderzoek.
• het samenwerken met de andere diensten en daarbij zorgen voor een vlotte afhandeling en opvolging van de aanvragen/dossiers met bijzondere aandacht voor de privacy van de student.
• deelname aan het dienstoverleg dat advies uitbrengt over de aanvragen, waarbij je zelf voorstellen formuleert betreffende de dossiers die jij beheert.
• bijdrage aan de vlotte en operationele werking van de processen en je zorgt voor een efficiënte dienstverlening binnen je dienst. Je vormt een kritisch oordeel over de beschikbare informatie.
• de optimalisatie van ICT-platformen om de administratieve werklast te verlichten en de kwaliteit van de resultaten binnen de sociale dienst te verhogen.
Profiel
• Je kan vlot overweg met MS-Office toepassingen: Excel, Acces, Word.
• Je bent accuraat en nauwgezet in de administratie.
• Je kan je werk op een efficiënte manier organiseren en kan zowel zelfstandig werken als in team.
• Je bent sociaal ingesteld en je bouwt een vertrouwensrelatie uit op een professionele manier.
• Je bent discreet, communicatief en klantgericht.
Toelatingsvoorwaarden
• Je bent in het bezit van een bachelordiploma, bij voorkeur als maatschappelijk assistent of office management.
• Je hebt (bij voorkeur) minimum 5 jaar ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.
Contactinformatie
Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Christens Gert (gert.christens@ap.be).
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel
E-mail: wervingenselectie@ap.be
Te noteren
Datum kandidaatstelling:
22/05/2022
Datum interview:
vanaf 25/05/2022
Indiensttreding:
01/07/2022 of aansluitend