MC-ATP-VAC21-107 - Polyvalent medewerker onthaal en studentenadministratie – 100%
Betrekking
Functie:
Polyvalent medewerker
Departement:
Management en Communicatie
Aanstelling:
Contractueel (verlengbaar)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 01-01-2022 of aansluitend t.e.m. 31-12-2022
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt het departement Management en Communicatie (MC) met algemene, administratief ondersteunende en logistieke opdrachten binnen het administratieve team. Je helpt ook bij de communicatie naar onderwijzend personeel en studenten, om een kwaliteitsvolle dienstverlening te garanderen. Je houdt steeds rekening met de geldende afspraken, deadlines, procedures en wetgeving.



Je staat onder andere in voor:

• het op klantvriendelijke wijze beantwoorden van vragen van (kandidaat)studenten, lectoren en externen aan het onthaal, via telefoon en e-mail. Je verwijst hen door naar de juiste contactpersonen en contacteert de interne medewerker voor wie het bezoek bestemd is.

• uiteenlopende administratieve taken binnen vastgelegde afspraken en je volgt proactief de recurrente taken op binnen de vastgelegde maand- en jaarkalender, rekening houdend met de tijdslimieten en planning:

      o Zo bereid je onder meer examenomslagen voor en neem je werkstukken van studenten in ontvangst.

      o Je bent verantwoordelijk voor het plaatsen en opvolgen van bestellingen van kantoormateriaal en diensten. Je staat ook in voor het registreren en uitlenen van materiaal en de sleutels van de klaslokalen; dit voor studenten en lectoren. En je beheert de voorraden voor evenementen, je inventariseert promomateriaal en zet het materiaal klaar.

     o Je verzorgt de praktische organisatie van inschrijvingen, infodagen en events.

• het verzamelen van de nodige informatie, de verwerking ervan in dossiers die je verder opvolgt en klasseert en de invoer van relevante gegevens in de daartoe voorziene databanken en ICT platformen (bv. BaMaFlex). 

• het verwerken van de correcte informatie in rapporten voor collega's en externe partners.

• het beheer van de in- en uitgaande correspondentie binnen de campus Meistraat en het departement MC. Op deze manier onderhoud je klantgerichte contacten en garandeer je een vlotte informatiedoorstroming. Je kijkt toe op een vlotte verdeling van de postfietskoerierdienst tussen de verschillende campussen. Indien noodzakelijk, sta je zelf in voor de overbrenging van documenten of materialen naar andere campussen.

• de aansturing van de interne en externe poetsdiensten en technisch personeel. Je overlegt met de verantwoordelijke van de externe poetsdienst de werkschema's, openingsperiodes, rekening houdend met de vakantieperiodes. Je overloopt de extra poetsbeurten die nodig zijn bij gebruik van lokalen tijdens events buiten de reguliere roosters.

• administratieve en logistieke taken. Je bent het aanspreekpunt voor het digitaal uitleenplatform aan het onthaal en deelt deze ervaring met de collega's onthaalmedewerkers.

• het beheren van de facilitaire diensten op de Campus Meistraat. Je bent het aanspreekpunt voor alle facilitaire diensten en preventie. Je volgt deze nauwgezet op.

• samenwerking met het technisch personeel op campus Meistraat. Je brengt hen op de hoogte van de herstellingen die gemeld worden binnen de campus.

• het volgen van de evoluties en ontwikkelingen binnen de Campus Meistraat, zowel op inhoudelijk vlak als op het vlak van uitvoering. Je wisselt evoluties uit van uitgevoerde werken naar de Campuscoördinator en het departementshoofd. Je neemt ook deel aan besprekingen in deze materie.

• Je bent bereid om zowel overdag als 's avonds te werken.

Profiel

• Je beschikt over goede ICT-vaardigheden.

• Je kan je werk structureren, d.w.z. de prioriteiten voor taken bepalen en uitvoeren. 

• Je werkt planmatig, resultaat- en klantgericht.

• Je kan zowel zelfstandig als in een team werken en je besteedt zorg aan het werken met externe partners.

• Je werkt planmatig en resultaatgericht.

Toelatingsvoorwaarden

• Je bezit een diploma secundair onderwijs.

• Je hebt bij voorkeur 3 jaar ervaring binnen een gelijkaardige functie. 

Aanbod

Je wordt contractueel (verlengbaar) tewerkgesteld voor 100% m.i.v. 01-01-2022 of aansluitend tot en met 31-12-2022. Hernieuwing van tewerkstelling is mogelijk binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en  organisatorische krijtlijnen, kan een tewerkstelling van onbepaalde duur volgen.



Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 2.1 (barema 577 - C11), salarisschaal 2.2 (barema 578 - C12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen.

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag van maximum 10 jaar op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.



Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,231 euro/km.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: campus Meistraat - Meistraat 5, 2000 Antwerpen.



Wijze van solliciteren


Tot en met 12-12-2021 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma. 



Selectieprocedure


De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een online selectie-interview. Een bijkomende selectieronde en/of technische proef kan georganiseerd worden. Daarna neemt de commissie een beslissing.



Indiensttreding


De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 11 oktober 2013, inzake toegang tot de ambten.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Castelyns Els (els.castelyns@ap.be).
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel
E-mail: wervingenselectie@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 12/12/2021

Datum interview: vanaf 15/12/2021

Indiensttreding: 01/01/2022 of aansluitend