GW-ATP-VAC21-054 - Administratief medewerker studentenadministratie – 100%
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
Gezondheid en Welzijn
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 04-10-2021 of aansluitend t.e.m. 31-12-2022
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt, onder leiding van het diensthoofd Administratie en Organisatie, de studentenadministratie van het departement Gezondheid en Welzijn (GW) door het autonoom uitvoeren van administratief ondersteunende opdrachten. Je houdt hierbij rekening met vastgelegde afspraken, procedures en wetgeving. Je draagt zo bij aan de kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening van de studentenadministratie.

Je staat onder andere in voor:

• de verzameling en verwerking van gegevens m.b.t. de opdracht van de studentenadministratie. Je voert deze gegevens en documenten van studenten in de daarvoor voorziene ICT-platformen en opvolgingssystemen in. Je klasseert en bewaart de documenten zowel fysiek als digitaal. Je houdt de gegevens en studentendossiers up-to-date en je vervolledigt deze waar nodig.

• de recurrente taken die je opvolgt volgens de vastgelegde maand- en jaarkalender, rekening houdend met de tijdslimieten en planning. Zo verricht je opzoekingswerk i.h.k.v. dossieropbouw of ter ondersteuning van toelatings- en examencommissies, vergaderingen, evenementen of activiteiten. Je maakt ook schriftelijke communicatie op, neemt verslag, werkt dit uit en staat in voor de lay-out van allerhande documenten. Je bent verantwoordelijk voor de correcte instellingen van alle parameters voor de toegewezen opleidingen en de verwerking van alle data (rapporten, deliberaties, afwezigheden, in- en uitschrijvingen) binnen het administratief studenten- opvolgsysteem.

• de front-office en dat tijdens de ruime openingsuren van de campus (tot 22u).

• het fungeren als aanspreekpunt, via de verschillende communicatiekanalen, voor recurrente vragen m.b.t. de studentenadministratie van GW. Je verzorgt de communicatie met interne en externe klanten. Je verwerkt en synthetiseert de binnenkomende informatie, volgens de met de leidinggevende afgesproken prioriteitsbepaling. Je geeft informatie en afspraken door en verwijst door indien nodig. Je woont ook interne werkgroepen bij.

• het initiëren, stimuleren en uitdragen van kwaliteitsvol denken en handelen. Je zorgt voor de voorbereiding, organisatie en implementatie van kwaliteitszorg binnen de studentenadministratie. Je reflecteert kritisch over de eigen werkwijze, stuurt deze indien nodig bij en formuleert voorstellen tot verbetering van interne processen. Zo promoot je een geïntegreerde kwaliteitscultuur.

• het beantwoorden en doorverwijzen van inkomende vragen via allerhande kanalen (e-mail, intranet, website, telefoon, ...), om klantgerichte contacten te onderhouden en een vlotte informatiedoorstroming te garanderen.

Profiel

• Je hebt (bij voorkeur) minimum 5 jaar ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.

• Je hebt bij voorkeur minstens 3 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring.

• Je hebt ervaring in verslaggeving en in het opvolgen van administratieve dossiers.

• Je bent proactief.

• Je bent flexibel en bereid te werken tot 22u op alle campussen van het departement.

Toelatingsvoorwaarden

Je bezit een diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring, graduaatsdiploma of bachelordiploma.

Aanbod

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v. 04-10-2021 of aansluitend tot en met 31-12-2022. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en  binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12), salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen 

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag van maximum 10 jaar op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: campus Spoor Noord - Noorderplaats 2, 2000 Antwerpen.

Wijze van solliciteren

Tot en met 26-09-2021 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma. 

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een online selectie-interview. Een bijkomende selectieronde en/of technische proef kan georganiseerd worden. Daarna neemt de commissie een beslissing

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 11 oktober 2013, inzake toegang tot de ambten. 

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Lambrechts Inge (inge.lambrechts@ap.be).
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 26/09/2021

Datum interview: vanaf 30-09-2021

Indiensttreding: 04-10-2021 of aansluitend