MC-ATP-VAC21-095 - Administratief medewerker studentenadministratie– 100%
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
Management en Communicatie
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 01-09-2021 of aansluitend t.e.m. 31-12-2021
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt het studentensecretariaat van het departement Management en Communicatie (MC) met de 

studentenadministratie voor de graduaats- en de bacheloropleidingen. Je verwerkt gegevens rond de 

opleidingen en de studenten. Hierbij houd je rekening met geldende afspraken, deadlines, procedures en 

wetgeving. Je draagt zo bij aan de vlotte werking van de processen en kwaliteitsvolle dienstverlening aan 

studenten en personeel.

Je staat onder andere in voor:

• het registreren van gegevens en documenten in de daarvoor voorziene ICT-platformen (bv.

Bamaflex). Je houdt de gegevens en dossiers up-to-date en vervolledigt deze waar nodig. Complexe

dossiers bespreek je met je leidinggevende.

• het verzamelen van de nodige informatie, intern en extern (bij de (kandidaat-)studenten, lesgevers,

opleidingscoördinatoren, opleidingshoofden, andere diensten binnen de hogeschool, andere 

(overheids)instanties ...). Je koppelt tijdig en regelmatig terug naar de betrokken partijen.

• het klasseren en bewaren van de documenten zowel fysiek als digitaal.

• het opstellen van brieven, attesten, lijsten, formulieren en andere documenten.

• opzoekwerk doen m.b.t. de wet- en regelgeving binnen de studentenadministratie. Je geeft studenten

en collega's toelichting over de toepassingen van wet- en regelgeving, interne procedures en

reglementen binnen de studentenadministratie.

• het kritisch reflecteren over de eigen werkwijze en de processen van de onderwijsadministratie, het

studentensecretariaat en formuleert voorstellen tot bijsturing ervan.

• het regelmatig bijwerken van handleidingen en werkdocumenten om essentiële aspecten van de

werking te verduidelijken en vast te leggen.

• Je bent bereid om zowel overdag als 's avonds te werken.

Profiel

Ervaring met Excel en software Bamaflex zijn een meerwaarde.

Je werkt planmatig en formuleert proactief voorstellen tot verbetering. Je werkt zeer accuraat: de input van gegevens heeft gevolgen voor het dossier van een student, het ganse academiejaar.

• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en drukt je vlot uit in het Nederlands.

• Je hanteert hoge kwaliteitsstandaarden en blijft doorzetten, ook bij detailopdrachten of druk.

• Je kan de taken die je uitvoert plaatsen in het groter geheel: waarom voeren wij bepaalde  administratieve taken uit, wat is het gevolg en het belang daarvan, etc.?

• Je bent iemand met een gezonde nieuwsgierigheid en een kritische blik.

Toelatingsvoorwaarden

Je bent in het bezit van een bachelordiploma of diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring, bij voorkeur office management. 

Je hebt bij voorkeur 3 jaar ervaring binnen een gelijkaardige functie. 

Aanbod

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v. 01-09-2021 of aansluitend tot en met 31-12-2021. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en  binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen  de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12), salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen 

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring. 

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km.

Opmerkingen

Wijze van solliciteren

Tot en met 15-08-2021 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma. 

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een online selectie-interview. Een bijkomende selectieronde en/of technische proef kan georganiseerd worden. Daarna neemt de commissie een beslissing

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 11 oktober 2013, inzake toegang tot de ambten. 

Plaats van tewerkstelling

Campus Meistraat - Meistraat 5, 2000 Antwerpen 

 

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Castelyns Els (els.castelyns@ap.be).
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 15/08/2021

Datum interview: 18/08/2021

Indiensttreding: 20/09/2021 of aansluitend