MC-ATP-VAC21-082 - onthaalmedewerker en studentenadministratie– 100%
Betrekking
Functie:
Polyvalent medewerker
Departement:
Management en Communicatie
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 20 september 2021 of aansluitend tot en met 31 december 2021
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt het departement Management en Communicatie (MC) met algemene, administratief ondersteunende en logistieke opdrachten binnen het administratieve team. Je helpt ook bij de communicatie naar onderwijzend personeel en studenten, om een kwaliteitsvolle dienstverlening te garanderen. Je houdt steeds rekening met de geldende afspraken, deadlines, procedures en wetgeving.



Je staat onder andere in voor:

- het op klantvriendelijke wijze beantwoorden van vragen van (kandidaat)studenten, lectoren en externen aan het onthaal, via telefoon en e-mail. Je verwijst hen door naar de juiste contactpersonen en contacteert de interne medewerker voor wie het bezoek bestemd is;

- uiteenlopende administratieve taken binnen vastgelegde afspraken en je volgt proactief de recurrente taken op binnen de vastgelegde maand- en jaarkalender, rekening houdend met de tijdslimieten en planning:

Zo bereid je onder meer examenomslagen voor en neem je werkstukken van studenten in ontvangst. Je bent verantwoordelijk voor het plaatsen en opvolgen van bestellingen van kantoormateriaal en diensten. Je staat ook in voor het registreren en uitlenen van materiaal en de sleutels van de klaslokalen; dit voor studenten en lectoren. En je beheert de voorraden voor evenementen, je inventariseert promomateriaal en zet het materiaal klaar. Je verzorgt de praktische organisatie van inschrijvingen, infodagen en events.

- het verzamelen van de nodige informatie, de verwerking ervan in dossiers die je verder opvolgt en klasseert, en de invoer van relevante gegevens in de daartoe voorziene databanken en ICT platformen (bv. BaMaFlex). 

- Je verwerkt de correcte informatie in rapporten voor collega's en externe partners.

- Je verzorgt het beheer van de in- en uitgaande correspondentie binnen de campus Meistraat en het departement MC; op deze manier onderhoud je klantgerichte contacten en garandeer je een vlotte informatiedoorstroming. Je kijkt toe op een vlotte verdeling van de postfietskoerierdienst tussen de verschillende campussen. Indien noodzakelijk, sta je zelf in voor de overbrenging van documenten of materialen naar andere campussen.

- Je bent bereid om zowel overdag als 's avonds te werken.

Profiel

Je beschikt over goede ICT-vaardigheden.

Je kan je werk structureren, d.w.z. de prioriteiten voor taken bepalen en uitvoeren. 

Je werkt planmatig, resultaat- en klantgericht.

Je kan zowel zelfstandig als in een team werken en je besteedt zorg aan het werken met externe partners.

Je werkt planmatig en resultaatgericht.

Toelatingsvoorwaarden

Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring.

Je hebt (bij voorkeur) minimum 5 jaar ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.

Je hebt bij voorkeur 3 jaar ervaring binnen een gelijkaardige functie.

Aanbod

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 80% m.i.v. 20-09-2021 of aansluitend tot en met 31-12-2021. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en  binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen  de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk ‘niet’ vacant (vervangingsopdracht) ambt voor 20% m.i.v. 20-09-2021 of aansluitend tot en met 31-12-2021 of bij terugkeer van de titularis.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 2.1 (barema 577 - C11), salarisschaal 2.2 (barema 578 - C12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen.

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring. 

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km.

Opmerkingen

Wijze van solliciteren

Tot en met 15-08-2021 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma. 

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een online selectie-interview. Een bijkomende selectieronde en/of technische proef kan georganiseerd worden. Daarna neemt de commissie een beslissing

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 11 oktober 2013, inzake toegang tot de ambten. 

Plaats van tewerkstelling

campus Meistraat - Meistraat 5, 2000 Antwerpen  

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Castelyns Els (els.castelyns@ap.be).
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 15/08/2021

Datum interview: (mogelijk online) vanaf 18/08/2021

Indiensttreding: 20/09/2021 of aansluitend