KA-ATP-VAC21-020 - Administratief medewerker Financiƫn - 100%
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
School of Arts Koninklijke Academie
Aanstelling:
Contractueel (verlengbaar)
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 13-09-2021 of aansluitend t.e.m. 31-12-2021.
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt de financiële werking van de Academie voor Schone Kunsten door zelfstandig uitvoeren van administratief ondersteunende en logistieke activiteiten binnen vastgelegde afspraken, procedures en/of wetgeving, teneinde bij te dragen aan de vlotte en operationele werking van de processen en de kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening van zijn/haar entiteit.

Je staat onder andere in voor:

- het verwerken van de bestellingen van materiaal en diensten, van de aanvragen van de medewerkers en studenten voor de terugbetaling van diverse kosten (schuldvorderingen medewerkers, studenten) en van de aanvragen voor de betalingen van diverse prestaties (gastdocenten, juryleden, modellen):

- je verzamelt de nodige informatie, intern (bij de medewerkers, studenten, juryleden, modellen) en extern (bij andere diensten, leveranciers, andere instanties).

- je voert de gegevens en documenten van de bestellingen en leveringen, schuldvorderingen in de daarvoor voorziene databanken en ICT-platformen.

- je klasseert en bewaart de documenten zowel fysiek als digitaal.

- je houdt de gegevens en financiële dossiers up-to-date en vervolledigt deze waar nodig.

- het fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen over bestellingen, terugbetalingen, facturatie en betalingen.

- je verwerkt inkomende en uitgaande correspondentie, zowel digitaal als fysiek, volgens de met de leidinggevende afgesproken prioriteitsbepaling.

- je staat interne (medewerkers, studenten, juryleden, modellen) en externe (andere diensten, leveranciers, andere instanties) klanten professioneel en vriendelijk te woord.

- je helpt hen snel en doeltreffend verder en verwijst, indien nodig, door naar de juiste diensten of instanties.

- het meewerken aan de voorbereiding, organisatie en implementatie van kwaliteitszorg binnen de financiële dienst.

- je volgt de evoluties en ontwikkelingen binnen de Academie.

- je reflecteert kritisch over de eigen werkwijze en de processen van de financiële dienst en formuleert voorstellen tot bijsturing ervan;

- je wisselt ervaringen en kennis uit met collega's en neemt deel aan interne en externe opleidingen en overlegmomenten.

- je werkt handleidingen en werkdocumenten regelmatig bij om essentiële aspecten van de werking te verduidelijken en vast te leggen.

- je werkt nauw samen met de andere medewerkers van het team personeel en financiën van de Academie.

- je ondersteunt de financiële werking van de Academie voor Schone Kunsten door het zelfstandig uitvoeren van administratief ondersteunende en logistieke activiteiten binnen vastgelegde afspraken, procedures en/of wetgeving, en dit om bij te dragen aan de vlotte en operationele werking van deze processen en de kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening van de School of Arts. 

 

Profiel

Je beschikt over uitstekende ICT-vaardigheden, met vooral een uitstekende kennis van Excel en Outlook. Ervaring met het budgetbeheersysteem ProCure is een pluspunt.

Je kan vlot om met cijfers en werkt zeer nauwkeurig, efficiënt en resultaatsgericht: je gaat gestructureerd en planmatig te werk en hebt voldoende aandacht voor detail.

Je communiceert vlot en verzorgd, zowel mondeling als schriftelijk en dit zowel in het Nederlands als in het Engels. Je communiceert op een open, positieve en verbindende manier en houdt daarbij rekening met je gesprekspartner.

Je werkt steeds klantgericht: je hebt inzicht in de behoeften van de klant (studenten, lesgevers, onderzoekers, leveranciers, bezoekers …) en de organisatie en weet deze klantbehoeften te vervullen waardoor er klanttevredenheid ontstaat. Je kan collega's en bezoekers steeds op een vriendelijke, efficiënte en kwalitatieve manier te woord staan en ondersteunen.

Je bent flexibel ingesteld zowel naar taakinhoud als naar inzet: je kan snel tussen taken schakelen.

Je bent occasioneel ook 's avonds en op zaterdag beschikbaar (bijvoorbeeld bij infomomenten).

 

Toelatingsvoorwaarden

Je bent in het bezit van een bachelordiploma of diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring, bij voorkeur in Boekhouding.

Je hebt (bij voorkeur) minimum 5 jaar ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.

 

Aanbod

Je wordt contractueel (verlengbaar) tewerkgesteld voor 100% m.i.v. 13-09-2021 of aansluitend tot en met 31-12-2021. Hernieuwing van tewerkstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en  organisatorische krijtlijnen, kan een tewerkstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12), salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen 

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring. 

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km.

 

Opmerkingen

Wijze van solliciteren

Tot en met 22-08-2021 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma. 

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een online selectie-interview. Een bijkomende selectieronde en/of technische proef kan georganiseerd worden. Daarna neemt de commissie een beslissing

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 11 oktober 2013, inzake toegang tot de ambten. 

Plaats van tewerkstelling

campus Mutsaard - Mutsaardstraat 31, 2000 Antwerpen 

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Luypaert Leslie (leslie.luypaert@ap.be) of De Paepe Gabina (gabina.depaepe@ap.be). 
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 18/08/2021

Datum interview: 30-08-2021

Indiensttreding: 20/09/2021 of aansluitend