OT-ATP-VAC21-009 - Administratief medewerker – 50%
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
Onderwijs en Training
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
50%
Duur:
M.i.v. 01-09-2021 of aansluitend.
Details

Taakomschrijving

De hogeschool zoekt een gemotiveerde collega om ondersteuning te bieden aan personeel, studenten en bezoekers op de campus in Mechelen. Je staat in voor administratieve en logistieke opdrachten binnen vastgelegde afspraken, procedures en wetgeving. Zo draag je bij aan een kwaliteitsvolle, efficiënte dienstverlening en een vlotte werking van de processen op de campus in Mechelen.



Je staat onder andere in voor:



• het verzamelen en verwerken van gegevens m.b.t. de opdracht in Mechelen. In de daarvoor voorziene ICT-platformen en opvolgingssystemen (bv. BaMaFlex) voer je de gegevens en documenten van studenten in. Je houdt de gegevens en studentendossiers up-to-date en je vervolledigt deze waar nodig. Je klasseert en bewaart de documenten zowel fysiek als digitaal.



• uiteenlopende administratieve taken binnen vastgelegde afspraken en procedures. Je volgt proactief en binnen de vastgelegde maand- en jaarkalender recurrente taken op, en dit tijdens de ruime openingsuren van de campus (tot 22u). Je maakt schriftelijke communicatie op: zo neem je en werk je verslagen uit en sta je in voor de lay-out van allerhande documenten. Je verricht ook opzoekwerk in het kader van dossieropbouw of ter ondersteuning van vergaderingen, evenementen of activiteiten. Je zorgt voor de praktische organisatie van overlegmomenten en andere activiteiten op de campus in Mechelen, met collega's of bezoekers. Ook alle logistieke voorzieningen tijdens deze momenten worden door jou verzorgd. Tot slot plaats je bestellingen voor materialen of diensten, en volg je deze op.



• het fungeren als aanspreekpunt aan het onthaal, via de verschillende communicatiekanalen en ook tijdens de avondopeningsuren, voor recurrente vragen m.b.t. de dienstverlening van de studentenadministratie. Je verwerkt binnenkomende informatie volgens de met de leidinggevende afgesproken prioriteitsbepaling, begeleidt afspraken en verwijst door indien nodig. Je beheert ook de in- en uitgaande post (digitaal en fysiek), om klantgerichte contacten te onderhouden en een vlotte informatiedoorstroming te garanderen.



• het initiëren en uitdragen van kwaliteitsvol denken en handelen. Je reflecteert kritisch over je eigen werkwijze en formuleert voorstellen tot bijsturing van interne processen.

Profiel

Je hebt bij voorkeur 3 jaar ervaring binnen een gelijkaardige functie.



Ervaring met Bamaflex is een pluspunt.



Je hanteert hedendaagse informatie- en communicatietechnologie: je werkt vlot met databanken en MS Office.



Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.



Je weet een divers studentenpubliek te ondersteunen.



Je kan zowel zelfstandig als in een team werken en je besteedt zorg aan het werken met externe partners.



Je werkt planmatig en resultaatgericht.



Je bent bereid om zowel overdag als 's avonds te werken.

Toelatingsvoorwaarden

Je bent in het bezit van een bachelordiploma of diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring.



Je hebt bij voorkeur 3 jaar ervaring binnen een gelijkaardige functie.

Aanbod

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 50% m.i.v. 01-09-2021 of aansluitend tot en met 31-12-2021. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.



Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12), salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen



Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.



Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).



Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km.

Opmerkingen

Wijze van solliciteren

Tot en met 15-08-2021 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een online selectie-interview. Een bijkomende selectieronde en/of technische proef kan georganiseerd worden. Daarna neemt de commissie een beslissing

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013, inzake toegang tot de ambten.

Plaats van tewerkstelling

Campus Dodoens - Leopoldstraat 42, 2800 Mechelen

Departementaal (algemeen)

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Dierck Ilse (ilse.dierck@ap.be).
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 15/08/2021

Datum interview: vanaf 23-08-2021

Indiensttreding: 01-09-2021 of aansluitend