WT-ATP-VAC21-005 - Medewerker aankoop en financiën– 60%
Betrekking
Functie:
Medewerker domein
Departement:
Wetenschap en Techniek
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
60%
Duur:
m.i.v. 21-06-2021 of aansluitend t.e.m. 31-12-2021

Deze vacature blijft open voor sollicitaties totdat er een geschikte kandidaat gevonden is.
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt de administratie van het departement Wetenschap en Techniek door bestellingen, budgetopvolging, financiële administratieve activiteiten en inhoudelijke taken m.b.t. de organisatie van het departement op te volgen. Je houdt hierbij rekening met geldende afspraken, deadlines, procedures en wetgeving, om zo bij te dragen aan de vlotte en operationele werking van de processen, en een kwaliteitsvolle dienstverlening van het departement Wetenschap en Techniek.

Je staat onder andere in voor:

• het verwerken van bestellingen, besteladministratie en financiële administratie van campus Ellermanstraat. Je maakt bestellingen via Procure volgens de aankoopprocedure van AP Hogeschool en in overeenstemming met de wet op overheidsopdrachten. Je volgt bestellingen op, bent verantwoordelijk voor het stockbeheer en beheert de inventaris voor campus Ellermanstraat. Je bent het departementaal aanspreekpunt tussen de opleidingen van campus Ellermanstraat en de centrale aankoopdienst voor alle aankopen, opvolging van budgetten en investeringen. Je vraagt offertes aan bij leveranciers, volgens de aankoopprocedure van AP Hogeschool.

• ondersteuning van het campus- en studentensecretariaat bij administratieve taken.

• de opvolging van budgetten en investeringen, ten voordele van een optimale dienstverlening aan collega's en externe partners. Je geeft ondersteuning bij het budgettaire proces: de opmaak van de departementale begroting en de budgetcontrole. Je rapporteert over de aanwending van de budgetten op regelmatige tijdstippen aan het departementshoofd en de opleidingshoofden, zodat er tijdig kan worden bijgestuurd. Je volgt raam-en onderhoudscontracten op en leeft deze na.

• ondersteuning bij de financiële voorbereiding en opvolging van projecten (i.v.m. onderzoek, dienstverlening, internationalisering, ...) en aankoopdossiers. Je beantwoordt vragen van collega's en externe partners, staat in voor het overleg met alle betrokkenen en communiceert met de directie Financiën.

• dagelijks contact met de hogeschoolbrede diensten Boekhouding, Financieel beleid en Aankoop. Je neemt deel aan overlegmomenten om de kwaliteit van je werk te verhogen, de administratieve processen binnen het departement en met de hogeschoolbrede dienst te verbeteren alsook suggesties aan te dragen voor de verbetering van de gebruikte ICT platformen (o.a. ProCure).

Profiel

Je beschikt over de volgende competenties:

• Je werkt planmatig en resultaatgericht.

• Je hanteert hoge kwaliteitsstandaarden en blijft doorzetten, ook bij frustratie of druk.

• Je kan interne en externe partners op een efficiënte en kwalitatieve manier begeleiden en raad geven.

• Je kan zowel in team als zelfstandig werken en gaat regelmatig in overleg met de opleidingshoofden van de campus.

 

Toelatingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een bachelordiploma, bij voorkeur in een economische richting.

• Je hebt (bij voorkeur) minimum 5 jaar ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.

• Je hebt ervaring in het werkveld.

• Je hebt bij voorkeur kennis van het softwareprogramma Procure (besteladministratie).

Aanbod

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 60% m.i.v. 21-06-2021 of aansluitend tot en met 31-12-2021. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en  binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen  de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 4.1 (barema 581 - B11), salarisschaal 4.2 (barema 582 - B12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen 

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring. 

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km.

 

Opmerkingen

Wijze van solliciteren

Je kan uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma. 

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een online selectie-interview. Een bijkomende selectieronde en/of technische proef kan georganiseerd worden. Daarna neemt de commissie een beslissing

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 11 oktober 2013, inzake toegang tot de ambten. 

Plaats van tewerkstelling: campus Spoor Noord - Ellermanstraat 33, 2060 Antwerpen 

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Vermoere Annick (annick.vermoere@ap.be).
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 15/12/2021

Datum interview: vanaf 15-06-2021

Indiensttreding: 21-06-2021 of aansluitend