MC-ATP-vac21-03 - Administratief medewerker studentenadministratie - 100%
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Soort vacature:
Externe vacature
Departement:
Management en Communicatie
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 15 maart 2021 of aansluitend t.e.m. 31 december 2021. 
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt het studentensecretariaat van het departement Management en Communicatie (MC) met de studentenadministratie voor de graduaats- en de bacheloropleidingen. Je verwerkt gegevens rond de opleidingen en de studenten. Hierbij houd je rekening met geldende afspraken, deadlines, procedures en wetgeving. Je draagt zo bij aan de vlotte werking van de processen en kwaliteitsvolle dienstverlening aan studenten en personeel.

Je staat onder andere in voor:

• het registreren van gegevens en documenten in de daarvoor voorziene ICT-platformen (bv. Bamaflex). Je houdt de gegevens en dossiers up-to-date en vervolledigt deze waar nodig. Complexe dossiers bespreek je met je leidinggevende.

• het verzamelen van de nodige informatie, intern en extern (bij de (kandidaat-)studenten, lesgevers, opleidingscoördinatoren, opleidingshoofden, andere diensten binnen de hogeschool, andere (overheids)instanties ...). Je koppelt tijdig en regelmatig terug naar de betrokken partijen.

• het klasseren en bewaren van de documenten, zowel fysiek als digitaal.

• het opstellen van brieven, attesten, lijsten, formulieren en andere documenten.

• opzoekwerk doen m.b.t. de wet- en regelgeving binnen de studentenadministratie. Je geeft studenten en collega's toelichting over de toepassingen van wet- en regelgeving, interne procedures en reglementen binnen de studentenadministratie.

• het kritisch reflecteren over de eigen werkwijze en de processen van de onderwijsadministratie, het studentensecretariaat en formuleert voorstellen tot bijsturing ervan.

• het regelmatig bijwerken van handleidingen en werkdocumenten om essentiële aspecten van de werking te verduidelijken en vast te leggen.

• Je bent bereid om zowel overdag als 's avonds te werken.

Profiel



• Ervaring met Excel en software Bamaflex zijn een meerwaarde.

Toelatingsvoorwaarden

• Je bezit een diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring, of een bachelordiploma.

• Je hebt bij voorkeur 3 jaar ervaring binnen een gelijkaardige functie.

Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v. 15 maart 2021 of aansluitend tot en met 31 december 2021. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en

binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12) en salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen. Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage). Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km.

Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Opmerkingen

Wijze van solliciteren

Tot en met 28 februari 2021 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.

Plaats van tewerkstelling

campus Meistraat - Meistraat 5, 2000 Antwerpen

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Els Castelyns, administratieve coördinatie (els.castelyns@ap.be).
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 28/02/2021

Datum interview: vanaf 3/03/2021

Indiensttreding: 15/03/2021 of aansluitend