OT-ATP-vac21-01 - Administratief medewerker studentenadministratie - 100%
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Soort vacature:
Externe vacature
Departement:
Onderwijs en Training
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 1 april 2021 of aansluitend t.e.m. 31 december 2021. 
Details

Taakomschrijving

Je staat onder andere in voor:

• Je schrijft studenten in en volgt studentendossiers op van inschrijving tot het afstuderen. Dit houdt o.a. de input van gegevens in Bamaflex (databank) in.

• Je kan je inwerken in de wetgeving/regelgeving rond toelatingsvoorwaarden, concreet betekent dit: welke diploma's geven toegang tot welke opleiding, welke verblijfsvergunning heeft een student nodig maar even goed het onderscheid kunnen maken tussen zowel nieuwe inschrijvingen en herinschrijvingen, als de verschillende opleidingen die binnen ons departement aangeboden worden.

• Je kan een overzicht bewaren in een grote hoeveelheid van inkomende informatie en hierin zelf prioriteiten maken, concreet wil dit zeggen dat de (her)inschrijvingen een volledig jaar opgevolgd moeten worden en dat je hier een overzicht kan behouden. Hier gaat het over een groot aantal inschrijvingen en verschillende procedures.

• Je vervult recurrente taken zoals de input van opleidingsprogramma's in de databank, opvolging van puntenverwerking, administratieve verwerking en opvolging van uitgaande mobiliteit, educatief verlof, etc. Dit alles volgens de vastgelegde maand- en jaarkalender, rekening houdend met de tijdslimieten en planning van het departement OT.

• Je springt ook front-office bij indien nodig en dit tijdens de ruime openingsuren van de campus (tot max. 22u)

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten en collega's, verzorgt de communicatie voor studenten en collega's en verwijst inkomende vragen, via de verschillende

• communicatiekanalen (mail, intranet, website, telefoon) door. Je begeleidt afspraken en verwijst door indien nodig.

• Je zorgt voor de voorbereiding, organisatie en implementatie van de kwaliteitszorg binnen de studentenadministratie van OT. Je reflecteert kritisch over de eigen werkwijze en stuurt deze indien nodig bij. Je formuleert voorstellen tot bijsturing en verbetering van interne processen, eigen aan de studentenadministratie.

Profiel



• Je hanteert hoge kwaliteitsstandaarden en blijft doorzetten, ook bij detailopdrachten of druk.

• Je kan de taken die je uitvoert plaatsen in het groter geheel: waarom voeren wij bepaalde administratieve taken uit, wat is het gevolg en het belang daarvan, etc.?

• Je bent iemand met een gezonde nieuwsgierigheid en een kritische blik.

Toelatingsvoorwaarden

• Je bezit een diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring, of een bachelordiploma.

• Je werkt planmatig en formuleert proactief voorstellen tot verbetering. Je werkt zeer accuraat: de input van gegevens heeft gevolgen voor het dossier van een student, het ganse academiejaar.

• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en drukt je vlot uit in het Nederlands.

Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v. 1 april 2021 of aansluitend tot en met 31 december 2021. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12) en salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen. Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage). Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km.

Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Opmerkingen

Wijze van solliciteren

Tot en met 28 februari 2021 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.

Plaats van tewerkstelling

campus Spoor Noord - Noorderplaats 2, 2000 Antwerpen

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Ilse Dierck, diensthoofd Administratie en Organisatie (ilse.dierck@ap.be).
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 28/02/2021

Datum interview: vanaf 8/03/2021

Indiensttreding: 1/04/2021 of aansluitend