Taakomschrijving
Je staat onder andere in voor:
• Je schrijft studenten in en volgt studentendossiers op van inschrijving tot het afstuderen. Dit houdt o.a. de input van gegevens in Bamaflex (databank) in.
• Je kan je inwerken in de wetgeving/regelgeving rond toelatingsvoorwaarden, concreet betekent dit: welke diploma's geven toegang tot welke opleiding, welke verblijfsvergunning heeft een student nodig maar even goed het onderscheid kunnen maken tussen zowel nieuwe inschrijvingen en herinschrijvingen, als de verschillende opleidingen die binnen ons departement aangeboden worden.
• Je kan een overzicht bewaren in een grote hoeveelheid van inkomende informatie en hierin zelf prioriteiten maken, concreet wil dit zeggen dat de (her)inschrijvingen een volledig jaar opgevolgd moeten worden en dat je hier een overzicht kan behouden. Hier gaat het over een groot aantal inschrijvingen en verschillende procedures.
• Je vervult recurrente taken zoals de input van opleidingsprogramma's in de databank, opvolging van puntenverwerking, administratieve verwerking en opvolging van uitgaande mobiliteit, educatief verlof, etc. Dit alles volgens de vastgelegde maand- en jaarkalender, rekening houdend met de tijdslimieten en planning van het departement OT.
• Je springt ook front-office bij indien nodig en dit tijdens de ruime openingsuren van de campus (tot max. 22u)
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten en collega's, verzorgt de communicatie voor studenten en collega's en verwijst inkomende vragen, via de verschillende
• communicatiekanalen (mail, intranet, website, telefoon) door. Je begeleidt afspraken en verwijst door indien nodig.
• Je zorgt voor de voorbereiding, organisatie en implementatie van de kwaliteitszorg binnen de studentenadministratie van OT. Je reflecteert kritisch over de eigen werkwijze en stuurt deze indien nodig bij. Je formuleert voorstellen tot bijsturing en verbetering van interne processen, eigen aan de studentenadministratie.
Profiel
• Je hanteert hoge kwaliteitsstandaarden en blijft doorzetten, ook bij detailopdrachten of druk.
• Je kan de taken die je uitvoert plaatsen in het groter geheel: waarom voeren wij bepaalde administratieve taken uit, wat is het gevolg en het belang daarvan, etc.?
• Je bent iemand met een gezonde nieuwsgierigheid en een kritische blik.
Toelatingsvoorwaarden
• Je bezit een diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring, of een bachelordiploma.
• Je werkt planmatig en formuleert proactief voorstellen tot verbetering. Je werkt zeer accuraat: de input van gegevens heeft gevolgen voor het dossier van een student, het ganse academiejaar.
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en drukt je vlot uit in het Nederlands.
Contactinformatie
Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Ilse Dierck, diensthoofd Administratie en Organisatie (ilse.dierck@ap.be).
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel
E-mail: hrm@ap.be
Te noteren
Datum kandidaatstelling:
28/02/2021
Datum interview:
vanaf 8/03/2021
Indiensttreding:
1/04/2021 of aansluitend