GW-ATP-vac21-08 - Administratief medewerker studentenadministratie - 100%
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Soort vacature:
Externe vacature
Departement:
Gezondheid en Welzijn
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 15 maart 2021 of aansluitend t.e.m. 31 december 2021. 
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt, onder leiding van het diensthoofd Administratie en Organisatie, de studentenadministratie van het departement Gezondheid en Welzijn (GW) door het autonoom uitvoeren van administratief ondersteunende opdrachten. Je houdt hierbij rekening met vastgelegde afspraken, procedures en wetgeving. Je draagt zo bij aan de kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening van de studentenadministratie.

Je staat onder andere in voor:

• de verzameling en verwerking van gegevens m.b.t. de opdracht van de studentenadministratie. Je voert deze gegevens en documenten van studenten in de daarvoor voorziene ICT-platformen en opvolgingssystemen in. Je klasseert en bewaart de documenten zowel fysiek als digitaal. Je houdt de gegevens en studentendossiers up-to-date en je vervolledigt deze waar nodig.

• de recurrente taken die je opvolgt volgens de vastgelegde maand- en jaarkalender, rekening houdend met de tijdslimieten en planning. Zo verricht je opzoekingswerk i.h.k.v. dossieropbouw of ter ondersteuning van toelatings- en examencommissies, vergaderingen, evenementen of activiteiten. Je maakt ook schriftelijke communicatie op, neemt verslag, werkt dit uit en staat in voor de lay-out van allerhande documenten. Je bent verantwoordelijk voor de correcte instellingen van alle parameters voor de toegewezen opleidingen en de verwerking van alle data (rapporten, deliberaties, afwezigheden, in- en uitschrijvingen) binnen het administratief studenten- opvolgsysteem.

• de front-office en dat tijdens de ruime openingsuren van de campus (tot 22u).

• het fungeren als aanspreekpunt, via de verschillende communicatiekanalen, voor recurrente vragen m.b.t. de studentenadministratie van GW. Je verzorgt de communicatie met interne en externe klanten. Je verwerkt en synthetiseert de binnenkomende informatie, volgens de met de leidinggevende afgesproken prioriteitsbepaling. Je geeft informatie en afspraken door en verwijst door indien nodig. Je woont ook interne werkgroepen bij.

• het initiëren, stimuleren en uitdragen van kwaliteitsvol denken en handelen. Je zorgt voor de voorbereiding, organisatie en implementatie van kwaliteitszorg binnen de studentenadministratie. Je reflecteert kritisch over de eigen werkwijze, stuurt deze indien nodig bij en formuleert voorstellen tot verbetering van interne processen. Zo promoot je een geïntegreerde kwaliteitscultuur.

• het beantwoorden en doorverwijzen van inkomende vragen via allerhande kanalen (e-mail, intranet, website, telefoon, ...), om klantgerichte contacten te onderhouden en een vlotte informatiedoorstroming te garanderen.

Profiel



• Je bent proactief.

• Je bent flexibel en bereid te werken tot 22u op alle campussen van het departement.

Toelatingsvoorwaarden

• Je bezit een diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring, graduaatsdiploma of bachelordiploma.

• Je hebt bij voorkeur minstens 3 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring.

• Je hebt ervaring in verslaggeving en in het opvolgen van administratieve dossiers.

Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v. 8 maart 2021 of aansluitend tot en met 31 december 2021. Ook een deeltijdse aanstelling (minstens 50%) is mogelijk. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12) en salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen. Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage). Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km.

Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Opmerkingen

Wijze van solliciteren

Tot en met 28 februari 2021 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.

Plaats van tewerkstelling

meerdere campussen van AP Hogeschool

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Inge Lambrechts, diensthoofd Administratie en Organisatie (inge.lambrechts@ap.be). 
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 28/02/2021

Datum interview: vanaf 4/03/2021

Indiensttreding: 15/03/2021 of aansluitend