GW-ATP-vac20-35 - 2 x Medewerker administratie en organisatie - 100%
Betrekking
Functie:
Medewerker domein
Soort vacature:
Externe vacature
Departement:
Gezondheid en Welzijn
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 1 september 2020 of aansluitend t.e.m. 31 december 2021.
Details

Taakomschrijving

Als medewerker administratie en organisatie draag je, onder leiding van het diensthoofd Administratie en Organisatie en in samenwerking met de dienst Onderwijs- en Studentenadministratie, bij aan de processen en een kwaliteitsvolle dienstverlening binnen het departement Gezondheid en Welzijn (GW). Voor de verdere integratie en uitbouw van de graduaatsopleidingen zijn we op zoek naar een collega die zelfstandig en in teamverband de studentenadministratie versterkt. Als back-office medewerker sta je de administratief teamcoördinator Studentenadministratie bij met de organisatie van de taken van de studentenadministratie op de campus Spoor Noord – Noorderplaats.


Je staat onder andere in voor:

• administratieve taken volgens geldende afspraken, deadlines, procedures en regelgeving.

  o Je verzamelt de nodige informatie en voert deze in de daartoe voorziene databanken en ICT- platformen (bijv. BaMaFlex) in.

  o Je koppelt de correcte informatie terug naar de betrokken instanties en rapporteert aan belanghebbenden (intern en extern).

  o Je maakt en volgt dossiers op.

  o Je bent proactief en bereid taken op te nemen voor de uitbouw van de bij- en nascholingen binnen het departement.

• het oplossen en opvolgen van dossiers, voor een optimale dienstverlening aan studenten, onderwijzend personeel en coördinatoren.

  o Je neemt contact op met studenten, lectoren en bevoegde instanties voor voortgangscontrole en terugkoppeling. Je staat mee in voor de goede wisselwerking met andere  

     departementale diensten zoals roostering, dat een directe link heeft met studentenadministratie. Je analyseert vragen en behandelt deze oplossingsgericht.

  o Als specialist in studentenadministratie sta je binnen het team in voor de begeleiding van (nieuwe) collega’s en organisatie van nieuwe opleidingen.

  o Je signaleert en bespreekt complexe dossiers met je leidinggevende.

• toepassing van wet- en regelgeving m.b.t. studentenadministratie, na input van en overleg met de dienst Onderwijs- en Studentenadministratie. Je geeft studenten en collega's toelichting over de toepassingen van wet- en regelgeving, interne procedures en reglementen binnen het onthaal en de studentenadministratie.

• het meewerken aan de optimalisatie van ICT-platformen, om de administratieve werklast te verlichten en de kwaliteit van de resultaten te verhogen.

• de implementatie kwaliteitszorg in de werking van het onthaal en studentensecretariaat, door kritisch te reflecteren over de werkwijzen en voorstellen tot bijsturing van interne processen te formuleren.

Profiel

• Ervaring met Excel en software Bamaflex zijn een meerwaarde.

• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden.

• Je kan zowel zelfstandig als in een team werken en je besteedt zorg aan het werken met externe partners. Je bent oplossingsgericht en steeds bereid om een helpende hand uit te steken.

• Je werkt planmatig en resultaatgericht.

• Je bent bereid om zowel overdag als occasioneel 's avonds te werken als in het weekend in het kader van info-activiteiten voor studenten.

Toelatingsvoorwaarden

• Je bezit een bachelordiploma, bij voorkeur binnen in het domein van office management of het interessegebied van de opleidingen van het departement.

• Je hebt bij voorkeur 5 jaar ervaring binnen een gelijkaardige functie.



Indiensttreding


De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.

Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v. 1 september 2020 of aansluitend tot en met 31 december 2021. Ook kleinere volumes zijn mogelijk, bij voorkeur minstens 80% op te nemen. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 4.1 (barema 581 - B11) en salarisschaal 4.2 (barema 582 - B12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen. Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km.

Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.




Opmerkingen


Wijze van solliciteren

Tot en met 9 augustus 2020 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.

Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Dit gesprek zal mogelijk online (via MS Teams) plaatsvinden. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Plaats van tewerkstelling

campus Spoor Noord - Noorderplaats 2, 2000 Antwerpen

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Marc De Deken, diensthoofd Administratie en Organisatie (marc.dedeken@ap.be).
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 9/08/2020

Datum interview: (vanaf en mogelijk online) 13/08/2020

Indiensttreding: 1/09/2020 of aansluitend