MC-ATP-vac20-34 - Administratief medewerker studentenadministratie - 100%
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Soort vacature:
Externe vacature
Departement:
Management en Communicatie
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 1 september 2020 of aansluitend t.e.m. 31 december 2020.
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt het studentensecretariaat van het departement Management en Communicatie met de studentenadministratie voor de graduaatsopleidingen. Je verwerkt gegevens rond de opleidingen en de studenten. Hierbij houd je rekening met geldende afspraken, deadlines, procedures en wetgeving. Je draagt zo bij aan de vlotte werking van de processen en kwaliteitsvolle dienstverlening van het studentensecretariaat.


• Je registreert gegevens en documenten in de daarvoor voorziene databanken en ICT-platformen (bv. Bamaflex). Je houdt de gegevens en dossiers up-to-date en vervolledigt deze waar nodig. Complexe dossiers bespreek je met je leidinggevende.

• Je verzamelt de nodige informatie, intern en extern (bij de (kandidaat-)studenten, lesgevers, opleidingscoördinatoren, andere diensten binnen de hogeschool, andere (overheids)instanties …). Je koppelt tijdig en regelmatig terug naar de betrokken partijen.

• Je klasseert en bewaart de documenten zowel fysiek als digitaal.

• Je stelt brieven, attesten, lijsten, formulieren en andere documenten op.

• Je doet opzoekwerk m.b.t. wet- en regelgeving binnen de studentenadministratie. Je geeft studenten en collega's toelichting over de toepassingen van wet- en regelgeving, interne procedures en reglementen binnen de studentenadministratie.

• Je reflecteert kritisch over de eigen werkwijze en de processen van de onderwijsadministratie, het studentsecretariaat en formuleert voorstellen tot bijsturing ervan.

• Je werkt handleidingen en werkdocumenten regelmatig bij om essentiële aspecten van de werking te verduidelijken en vast te leggen.

• Je bent bereid om zowel overdag als 's avonds te werken.


Profiel

• Ervaring met Excel en de software Bamaflex zijn een meerwaarde.

• Je kan zowel zelfstandig als in een team werken.

• Je werkt planmatig en resultaatgericht.


Toelatingsvoorwaarden

• Je bezit een diploma secundair onderwijs met minstens 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring of een bachelordiploma.

• Je hebt bij voorkeur 3 jaar ervaring binnen een gelijkaardige functie.



Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.




Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v. 1 september 2020 of aansluitend tot en met 31 december 2020. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12) en salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen. Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km.

Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.


Opmerkingen

Wijze van solliciteren

Tot en met 16 augustus 2020 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.


Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Dit gesprek zal mogelijk online (via MS Teams) plaatsvinden. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.


Plaats van tewerkstelling

campus Meistraat - Meistraat 5, 2000 Antwerpen.


Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Els Castelyns, administratieve coördinatie (els.castelyns@ap.be).
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 16/08/2020

Datum interview: (vanaf en mogelijk online) 19/08/2020

Indiensttreding: 1/09/2020