PER-ATP-vac20-03 - Administratief payroll-coördinator - 3 x 100%
Betrekking
Functie:
Administratief teamcoördinator
Departement:
Directie Personeel
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
3 x 100%
Duur:
m.i.v. 16 maart 2020 of aansluitend t.e.m. 31 december 2020
Details

Taakomschrijving

Onder leiding van het diensthoofd Personeel en samen met je team sta je in voor een correcte, efficiënte loon- en personeelsadministratie van meer dan 1400 personeelsleden bij AP hogeschool, verdeeld over 4 departementen en 2 schools of arts. In samenwerking met de personeelsmedewerkers op de departementen, het departement Onderwijs, Informat en ACERTA sociaal secretariaat zorg je voor een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening. 


Je staat, onder de verantwoordelijkheid van het diensthoofd Personeel, in voor het coördineren, motiveren en begeleiden van een kleine groep personeelsmedewerkers. Je bent verantwoordelijk voor de administratieve HR-processen: je rolt binnen jouw payroll-divisie maandelijks een perfecte loon -en personeelsadministratie (indiensttreding, geboortes, afwezigheden, verlofstelsels, personeelsbegroting, pensioendossiers, …) uit. Naast deze overkoepelende support analyseer, monitor en optimaliseer je de payroll-processen. Dit doe je zoveel mogelijk o.b.v. data-analyse en in samenwerking met directe en hogeschoolbreed gesitueerde collega’s. Op die manier adviseer en signaleer je uitdagingen aan het diensthoofd Personeel en begeleid je jouw divisie in hun manier van werken en de toekomstvisie. Kortom: je geeft supervisie, coördineert en draagt de verantwoordelijkheid over de dagelijkse, maandelijkse en jaarlijkse terugkerende administratie- en payroll-processen van jouw payroll-divisie.

Je begeleidt je team van personeelsmedewerkers, voor een vlotte personeelsadministratie van a tot z in jouw payroll-divisie.

Je volgt de evoluties binnen de sociaaljuridische regelgeving en zorgt voor de toepassing ervan binnen onze organisatie.

Je volgt casussen van jouw payroll-divisie op. Je verzamelt gegevens, verwerkt deze en rapporteert hierover aan je diensthoofd Personeel.

Je beantwoordt vragen van en geeft advies aan personeelsleden, leidinggevenden, de overheid en externe instanties (bv. RVA, PDOS, Departement Onderwijs).

Je bouwt mee aan een personeelsvriendelijk beleid binnen AP hogeschool en werkt mee aan payroll- en HR- gerelateerde projecten. Daarvoor denk je o.a. mee na over verbeteringsinitiatieven m.b.t. efficiënte en effectieve interne processen en procedures. Je hebt een actieve bijdrage tot de groei en ontwikkeling van de dienst Personeel inzake administratieve processen.




Profiel

Je bezit een bachelordiploma (met 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring) of masterdiploma, bij voorkeur in Sociaal Werk, Handelswetenschappen, Psychologie, TEW of een andere HR-gerelateerde richting.

Jij hebt een hart voor loon- en personeelsadministratie; dat merkt iedereen aan de nauwkeurigheid die je elke dag hanteert.

Je hebt minimum vijf jaar aan relevante ervaring opgedaan binnen payroll. Hier heb je de basics van bepaalde payroll-softwarepakketten onder de knie gekregen. Ook MS Office (Excel, Word, …) heb je goed in de vingers. 

Verder kan jij je goed uitdrukken; jouw sterke (schriftelijke en mondelinge) communicatieve vaardigheden zorgen ervoor dat je boodschap duidelijk wordt overgebracht.

Je spreekt vlot Nederlands. Goede kennis van het Engels is een pluspunt.

Op een open en enthousiaste manier stuur je mensen aan en weet je alle neuzen in dezelfde richting te krijgen.

Als organisatorische duizendpoot weet je in gevarieerde omstandigheden het hoofd koel te houden. Je kan zeer goed plannen en prioriteiten stellen.


Toelatingsvoorwaarden

Wijze van solliciteren

Tot en met 1 maart 2020 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.

Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


 


Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v. 16 maart 2020 of aansluitend tot en met 31 december 2020. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.


Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 5.1 (barema 592 - B21) en salarisschaal 5.2 (barema 584 - B22) van de AP Hogeschool.

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.


Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).


Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.


Opmerkingen

Directie: Directie Personeel - Dienst: Personeelsbeheer en HRM

Plaats van tewerkstelling: campus Lange Nieuwstraat - Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature

Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Anke Nadai, diensthoofd Personeel (03 220 34 51), anke.nadai@ap.be.  

Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 1/03/2020

Datum interview: vanaf 06/03/2020

Indiensttreding: 16/03/2020