KA-ATP-vac19-15 - 2 X Administratief medewerker studentensecretariaat en onthaal - 80%
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
Koninklijke Academie voor Schone Kunsten
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
80%
Duur:
m.i.v. 1 februari 2020 of aansluitend t.e.m. 31 december 2020.
Details

Taakomschrijving

De Koninklijke Academie voor Schone Kunsten Antwerpen, School of Arts van de AP Hogeschool is een van de eerste kunstscholen ter wereld en heeft internationaal een grote naam en faam opgebouwd met zijn onderwijsprogramma’s en onderzoeksprojecten. Daarnaast is deze school een actieve speler in het culturele veld. De Academie stelt zich tot doel kritische en creatieve kunstenaars, ontwerpers en onderzoekers te vormen die actief bijdragen aan een kunstwereld en een maatschappij in volle verandering. Nauwe samenwerkingen met lokale, nationale en internationale partners staan garant voor een vinger aan de pols op de domeinen van beeldend en ontwerpend kunstonderwijs, artistiek onderzoek en culturele projecten.

Je ondersteunt, onder leiding van het diensthoofd Administratie en Organisatie, de onderwijsadministratie, studentensecretariaat en het onthaal van de Koninklijke Academie voor Schone Kunsten Antwerpen door administratieve en logistieke activiteiten uit te voeren. Je houdt hierbij rekening met vastgelegde afspraken en prioriteiten, procedures en wetgeving. Je draagt zo bij aan de vlotte werking van de processen en de kwaliteitsvolle dienstverlening van de Academie.

Je staat onder andere in voor:

• het verwerken van gegevens rond de opleidingen en de studenten:

  o je verzamelt de nodige informatie, intern en extern (bij de (kandidaat-)studenten, lesgevers, opleidingshoofden, andere diensten binnen de hogeschool, andere instanties);

  o je registreert gegevens en documenten in de daarvoor voorziene databanken en ICT-platformen;

  o je klasseert en bewaart de documenten zowel fysiek als digitaal;

  o je houdt de gegevens en dossiers up-to-date en vervolledigt deze waar nodig;

  o je stelt brieven, attesten, lijsten, formulieren en andere documenten op.

• het fungeren als eerste aanspreekpunt aan het onthaal voor vragen over de dienstverlening van het studentensecretariaat en de dagelijkse werking van de campus:

  o je ontvangt studenten, lesgevers, onderzoekers, leveranciers en bezoekers en verschaft hen de gevraagde informatie en ondersteuning;

  o je beantwoordt de telefoon, verbindt door naar de juiste contactpersoon, noteert de berichten en geeft algemene inlichtingen over de Academie;

  o je verwerkt inkomende en uitgaande correspondentie, zowel digitaal als fysiek.

• het meewerken aan de voorbereiding, organisatie en implementatie van kwaliteitszorg binnen de onderwijs- en studentenadministratie en het onthaal:

  o je volgt de evoluties en ontwikkelingen binnen de Academie;

  o je reflecteert kritisch over de eigen werkwijze en de processen van de onderwijsadministratie, het studentsecretariaat en het onthaal en formuleert voorstellen tot bijsturing

     ervan;

  o je wisselt ervaringen en kennis uit met collega's en neemt deel aan interne en externe opleidingen en overlegmomenten;

  o je werkt handleidingen en werkdocumenten regelmatig bij om essentiële aspecten van de werking te verduidelijken en vast te leggen.

Profiel

• Je bezit een bachelordiploma of diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring.

• Je beschikt over uitstekende ICT-vaardigheden, met vooral een uitstekende kennis van Word, Excel en Outlook.

• Ervaring met het onderwijs- en studentadministratiesysteem BaMaFlex! is een pluspunt.

• Je communiceert vlot en verzorgd, zowel mondeling als schriftelijk en dit zowel in het Nederlands als in het Engels. Je communiceert op een open, positieve en verbindende manier en houdt daarbij rekening met je gesprekspartner.

• Je kan zowel zelfstandig als in een team werken.

• Je werkt steeds klantgericht: je hebt inzicht in de behoeften van de klant (studenten, lesgevers, onderzoekers, leveranciers, bezoekers …) en de organisatie en weet deze klantbehoeften te vervullen waardoor er klanttevredenheid ontstaat. Je kan collega's en bezoekers steeds op een vriendelijke, efficiënte en kwalitatieve manier te woord staan en ondersteunen. Je toont respect voor andere ideeën, meningen, mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur.

• Je werkt nauwkeurig, efficiënt en resultaatsgericht: je gaat gestructureerd en planmatig te werk en hebt voldoende aandacht voor detail. Je bent organisatorisch sterk en praktisch ingesteld.

• Je bent flexibel ingesteld zowel naar taakinhoud als naar inzet: je kan snel tussen taken schakelen. Je bent occasioneel ook 's avonds en op zaterdag beschikbaar (bijvoorbeeld bij infomomenten).




Toelatingsvoorwaarden


Wijze van solliciteren

Tot en met 5 januari 2020 kan je, uitsluitend via https://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.

Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


 




Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 80% m.i.v. 1 februari 2020 of aansluitend tot en met 31 december 2020. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12) en salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen. Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km.

Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.




Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: campus Mutsaard - Mutsaardstraat 31, 2000 Antwerpen.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Adina Balog, diensthoofd Administratie & Organisatie (03 213 71 52), adina.balog@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 5/01/2020

Datum interview: vanaf 9/01/2020

Indiensttreding: 1/02/2020 of aansluitend