WT-ATP-vac19-72 - Medewerker organisatie en studentenadministratie - 100%
Betrekking
Functie:
Medewerker domein
Departement:
Wetenschap en Techniek
Aanstelling:
Contractueel (verlengbaar)
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 1 januari 2020 of aansluitend t.e.m. 31 december 2020.
Details

Taakomschrijving

Je staat, voor de aan jouw toegewezen opleidingen, in voor het autonoom uitvoeren van administratieve en organisatorische taken van het departement Wetenschap en Techniek. Je zorgt voor een vlotte en operationele werking van het studentensecretariaat en de organisatie van de campus: zo draag je bij tot een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening aan studenten en het onderwijzend personeel.

Je staat onder andere in voor:

• uiteenlopende administratieve en organisatorische taken binnen vastgelegde afspraken en procedures, en binnen de vastgelegde maand- en jaarkalender. Je bent verantwoordelijk voor de correcte instellingen van alle parameters voor de toegewezen opleidingen en de verwerking van alle data (rapporten, deliberaties, afwezigheden, mobiliteitsdossiers, in- en uitschrijvingen) binnen het administratief studenten-opvolgsysteem BaMaFlex. In samenspraak met de medewerker communicatie, ondersteun je het diensthoofd Administratie en Organisatie met de organisatie van diverse activiteiten en alle onderwijsgerelateerde evenementen (onthaaldag, infoavonden, cursus- en boekenverkoop, inschrijvingsdagen, studentenloket buitenlandse studenten). Je draagt mee de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse werking van de campus en ziet er actief op toe dat de leefregels door alle bezoekers worden gerespecteerd. Omwille van de organisatie van dag- en avondprogramma’s is een flexibele inzetbaarheid gewenst.

• het geven van informatie aan en beantwoorden van vragen van studenten, onderwijzend personeel en collega's m.b.t. studentenadministratie en organisatie, om hen correct en professioneel te begeleiden en te informeren.

• het initiëren, stimuleren en uitdragen van kwaliteitsvol denken en handelen. Vanuit jouw expertise draag je bij aan het continu verbeteren van de processen binnen het studentensecretariaat en de dagelijkse organisatie van het onderwijs en de werking op de campus. In samenspraak met de administratief teamcoördinator werk je actief mee aan het ontwikkelen en continu optimaliseren van handleidingen, draaiboeken en procedures binnen het domein van studentenadministratie en organisatie. Je reflecteert kritisch over je eigen werkwijze en stuurt deze, indien nodig, bij. Je formuleert ook voorstellen tot bijsturing van interne, administratieve en organisatorische processen, eigen aan het studentensecretariaat en de organisatie van het onderwijs.

• het volgen van de evoluties en ontwikkelingen binnen studentenadministratie en organisatie, zowel op inhoudelijk vlak als op het vlak van regelgeving. Je wisselt ervaringen en kennis uit met collega's. Je neemt ook deel aan interne en externe opleidingen.

Profiel

• Je bezit een bachelordiploma, bij voorkeur in een administratieve richting (bv. office management).

• Je beschikt over uitstekende ICT-vaardigheden, met vooral een uitstekende kennis van Excel.

• Je hebt bij voorkeur kennis van Access of andere databases.

• Je hebt bij voorkeur ervaring met het studentenvolgsysteem BaMaFlex.

• Je hebt bij voorkeur ervaring met schooladministratie.

Je beschikt over de volgende competenties:

• Je bent een sterke administratieve kracht en van nature een organisator. Indien nodig steek je graag de handen uit de mouwen.

• Organisatiebetrokkenheid en verantwoordelijkheid draag je hoog in het vaandel.

• Je bent in staat gerichte vragen te stellen aan gesprekspartners (o.a. opleidingshoofden, onderwijzend personeel, studenten en collega's) om hun kennis, achtergrond, mening en interesse te leren kennen. Je kan ook zowel in team, als zelfstandig werken.

• Je bent in staat situaties correct in te schatten: je kan kritisch omgaan met ontvangen informatie en de beschikbare alternatieven beoordelen.

• Je werkt planmatig, gestructureerd en resultaatgericht.

• Je bent in staat interne belanghebbenden, o.a. studenten en lectoren, op een efficiënte en kwalitatieve manier te begeleiden, diensten te verlenen en raad te geven. Je werkt m.a.w. steeds service- & klantgericht.

• Je voelt je persoonlijk aansprakelijk voor het behalen van de beoogde resultaten van het departement Wetenschap en Techniek. Je hanteert hierbij hoge kwaliteitsstandaarden en blijft steeds doorzetten, ook bij druk of detailopdrachten. Je bent stressbestendig en gaat steeds nauwkeurig tewerk.

• Je toont consistentie in principes, waarden en gedrag. Je hebt respect voor andere ideeën, meningen, mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur.

• Je bent beschikbaar voor zowel dag- als avondwerk, en occasioneel op zaterdag bij infomomenten.




Toelatingsvoorwaarden


Wijze van solliciteren

Tot en met 15 december 2019 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.

Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


 




Salarisschaal

Je wordt contractueel (verlengbaar) tewerkgesteld voor 100% m.i.v. 1 januari 2020 of aansluitend tot en met 31 december 2020. Hernieuwing van tewerkstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een tewerkstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 4.1 (barema 581 - B11) en salarisschaal 4.2 (barema 582 - B12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen.

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.




Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: campus Spoor Noord - Ellermanstraat 33, 2060 Antwerpen.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Carl Geeroms, diensthoofd Administratie en Organisatie (03 220 55 63 ), carl.geeroms@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 15/12/2019

Datum interview: vanaf 17/12/2019

Indiensttreding: 1/01/2020 of aansluitend