FIN-ATP-vac19-04 - Administratief medewerker studentenadministratie - 100%
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
Directie Financiën
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 11 november 2019 of aansluitend t.e.m. 31 december 2020.
Details

Taakomschrijving

Onder leiding van het diensthoofd en samen met collega's sta je in voor een correcte, efficiënte onderwijs- en studentenadministratie (OSA) van meer dan 12.000 studenten, verdeeld over 4 departementen en 2 Schools of Arts. In samenwerking met departementale studentensecretariaten en externe partners verzorg je de facturatie, administratieve ondersteuning voor inschrijvingen en informatie naar studenten.

Je staat onder andere in voor:

• de verwerking van studentengegevens met oog op de facturatie aan onze studenten. Dit doe je o.a. door het aanmaken van facturen en creditnota’s in onze boekhoudsoftware ProAcc, het opvolgen van betalingen, het versturen aanmaningen, e.d.

uiteenlopende administratieve taken binnen vastgelegde afspraken en procedures om bij te dragen aan de efficiënte en operationele werking van de processen van de dienst.

• het fungeren als aanspreekpunt (voornamelijk mail of telefoon) voor studentensecretariaten van de departementen en Schools of Arts, externen en studenten voor vragen m.b.t. studentenfacturatie en onderwijs- en studentenadministratie.

• de ondersteuning van de departementale secretariaten bij piekmomenten zoals de inschrijvingsperiode.

• het beheren van de in- en uitgaande post (e-mails e.d.), om klantgerichte contacten te onderhouden en een vlotte informatiedoorstroming te garanderen.

• het volgen van de evoluties en ontwikkelingen voor studentenfacturatie- en administratie, zowel op inhoudelijk vlak als op het vlak van regelgeving.

Profiel

• Je bezit een een bachelordiploma of een diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar ervaring.

• Je hebt bij voorkeur ervaring in facaturatieprocessen, een studentensecretariaat of een gelijkaardige administratieve functie.

• Ervaring met met het studentenadministratiepakket BaMaFlex en/of het boekhoudpakket ProAcc is een pluspunt.

• Je werkt klantgericht, planmatig en resultaatgericht.

• Je werkt nauwkeurig en beschikt over uitstekende ICT-vaardigheden.

• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.

• Je kan zowel zelfstandig als in team werken.

Toelatingsvoorwaarden

Wijze van solliciteren

Tot en met 20 oktober 2019 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.

Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v. 11 november 2019 of aansluitend tot en met 31 december 2020. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12) en salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen.

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.


Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: campus Lange Nieuwstraat - Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Kris Van Elsen, diensthoofd Onderwijs en Studentenadministratie (03 220 58 21), kris.vanelsen@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 20/10/2019

Datum interview: 23/10/2019

Indiensttreding: 11/11/2019 of aansluitend