GW-ATP-vac19-32 - 2x administratief medewerker onthaal
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
Gezondheid en Welzijn
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
50%
Duur:
m.i.v. 1 september 2019 of aansluitend t.e.m. 31 december 2019.
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt het onthaal van campus Spoor Noord - Noorderplaats met administratief ondersteunende en logistieke taken. Zo draag je bij aan de vlotte en operationele werking en aan de kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening van het onthaal.

Je staat onder andere in voor:

• het fungeren als eerste aanspreekpunt aan het onthaal voor recurrente vragen m.b.t. de dienstverlening van het onthaal en de dagelijkse werking van de campus. Dit doe je tijdens de ruime openingsuren van de campus (tot 22u). Je staat interne (studenten, medewerkers) en externe (ouders, leveranciers, bezoekers) klanten professioneel en vriendelijk te woord. Je helpt hen snel en doeltreffend verder en verwijst, indien nodig, door naar de juiste instanties.

• uiteenlopende administratieve en logistieke taken binnen vastgelegde afspraken en procedures, om zo bij te dragen aan de efficiënte werking van het onthaal en de campus. Je volgt recurrente taken proactief mee op en voert deze uit binnen de vastgelegde maand- en jaarkalender, rekening houdend met de tijdslimieten en vooropgestelde planning.

• ondersteuning van het studentensecretariaat met de verwerking van diverse gegevens binnen het administratief softwaresysteem BaMaFlex. Je helpt ook bij evenementen en infodagen die op de campus georganiseerd worden.

• beheer van in- en uitgaande post voor het studentensecretariaat, de opleidingshoofden en collega's van andere administratieve diensten, om zo klantgerichte contacten te onderhouden (met bv. studenten, kandidaatstudenten,ouders, lectoren) en een vlotte informatiedoorstroming te garanderen. Je verwerkt inkomende en uitgaande correspondentie, zowel digitaal als fysiek. Je staat ook in voor de ontvangst, doorverwijzing en eventuele begeleiding van bezoekers doorheen de campus. Voor de vlotte dienstverlening boek je lokalen in het planningsprogramma (Webuntis).

• het initiëren, stimuleren en uitdragen van kwaliteitsvol denken en handelen. Vanuit jouw expertise draag je bij aan het continu verbeteren van de processen binnen het onthaal; je formuleert voorstellen tot bijsturing van interne, administratieve en organisatorische processen eigen aan het onthaal. Je reflecteert ook kritisch over je eigen werkwijze en stuurt deze, indien nodig, bij.

• uitwisseling van ervaringen en kennis met collega's. Je neemt tevens deel aan interne en externe opleidingen.

• het beheer van sleutels en toegangsbadges.

Profiel

• Je bezit een bachelordiploma of een graduaatsdiploma (HBO5) of een diploma secundair onderwijs met minimum 5jaar relevante en gelijkwaardige ervaring.

• Je hebt bij voorkeur ervaring in een gelijkaardige functie.

• Je hanteert hedendaagse informatie- en communicatietechnologie in werk.

• Je kan vlot werken met MS Office (Word, Excel).

• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

• Je weet een divers studentenpubliek en externe bezoekers vriendelijk te ontvangen.

• Je kan zowel zelfstandig als in een team werken.

• Je werkt planmatig en resultaatgericht.

• Je bent flexibel, bereid om te werken tot 22u en eventueel overdag.

Toelatingsvoorwaarden

Wijze van solliciteren

Tot en met 18 augustus 2019 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.

Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 50% m.i.v. 1 september 2019 of aansluitend tot en met 31 december 2019. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12) en salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen.

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: Campus Spoor Noord, Noorderplaats 2, 2000 Antwerpen.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Marc De Deken, diensthoofd Administratie en Organisatie (03 220 55 72), marc.dedeken@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 18/08/2019

Datum interview: vanaf 20/08/2019

Indiensttreding: 1/09/2019