GW-ATP-vac19-33 - Administratief medewerker studentenadministratie - 100% (eventueel opdeelbaar)
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
Gezondheid en Welzijn
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
100% (eventueel opdeelbaar)
Duur:
m.i.v. 1 september 2019 of aansluitend t.e.m. 31 december 2019
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt, onder leiding van het departementshoofd en het diensthoofd Administratie en Organisatie, de studentenadministratie van het departement Gezondheid en Welzijn (GW) door het autonoom uitvoeren van administratief ondersteunende en logistieke opdrachten. Je houdt hierbij rekening met vastgelegde afspraken, procedures en wetgeving. Je draagt zo bij aan de kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening van de studentenadministratie.

Je staat onder andere in voor:

• de verzameling en verwerking van gegevens m.b.t. de opdracht van de studentenadministratie. Je voert deze gegevens en documenten van studenten in de daarvoor voorziene ICT-platformen en opvolgingssystemen in. Je klasseert en bewaart de documenten zowel fysiek als digitaal. Je houdt de gegevens en studentendossiers up-to-date en je vervolledigt deze waar nodig;

• uiteenlopende administratieve taken binnen vastgelegde afspraken en procedures, om zo bij te dragen aan de efficiënte en operationele werking van de studentenadministratie van GW. Je voert de recurrente taken uit en volgt deze op volgens de vastgelegde maand- en jaarkalender, rekening houdend met de tijdslimieten en planning. Je maakt schriftelijke communicatie op, neemt verslag, werkt dit uit en staat in voor de lay-out van allerhande documenten. Je plaatst bestellingen van materiaal en diensten en volgt deze op. Je verricht ook opzoekingswerk in het kader van dossieropbouw of ter ondersteuning van vergaderingen, evenementen of activiteiten;

• het fungeren als aanspreekpunt, via de verschillende communicatiekanalen, voor recurrente vragen m.b.t. de studentenadministratie van GW. Je verzorgt de communicatie met interne en externe klanten. Je verwerkt en synthetiseert de binnenkomende informatie, volgens de met de leidinggevende afgesproken prioriteitsbepaling. Je geeft informatie en afspraken door en verwijst door indien nodig. Je woont ook interne werkgroepen bij;

• het initiëren, stimuleren en uitdragen van kwaliteitsvol denken en handelen. Je zorgt voor de voorbereiding, organisatie en implementatie van kwaliteitszorg binnen de studentenadministratie. Je reflecteert kritisch over de eigen werkwijze, stuurt deze indien nodig bij en formuleert voorstellen tot verbetering van interne processen. Zo promoot je een geïntegreerde kwaliteitscultuur;

• het beantwoorden en doorverwijzen van inkomende vragen via allerhande kanalen (e-mail, intranet, website, telefoon...), om klantgerichte contacten te onderhouden en een vlotte informatiedoorstroming te garanderen.

Profiel

• Je bezit een bachelordiploma, een graduaatsdiploma of een diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring.

• Je hebt bij voorkeur minstens 3 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring met studentenadministratie.

• Ervaring met en kennis van Bamaflex is een pluspunt.

• Je hanteert hedendaagse informatie- en communicatietechnologie in je werk.

• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

• Je weet een divers studentenpubliek te helpen.

• Je kan zowel zelfstandig als in een team werken.

• Je werkt planmatig en resultaatgericht.

• Je bent flexibel en bereid om te werken tijdens de ruime openingsuren van de campus die lopen tot 22u.

Toelatingsvoorwaarden

Wijze van solliciteren

Tot en met 18 augustus 2019 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.

Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v. 1 september 2019 of aansluitend tot en met 31 december 2019. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12) en salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen.


Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: Campus Spoor Noord, Noorderplaats 2, 2000 Antwerpen.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Marc De Deken, hoofd administratie (03 220 55 72), marc.dedeken@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 18/08/2019

Datum interview: vanaf 20/08/2019

Indiensttreding: 1/09/2019