ADI-ATP-vac19-07 - Personal assistant - 100%
Betrekking
Functie:
Medewerker domein
Departement:
Diensten Algemeen Directeur
Aanstelling:
Statutair
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 1 september 2019 of aansluitend t.e.m. 31 december 2020.
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt de algemeen directeur, de algemeen beheerder en hun diensten en verzekert de opvolging van het secretariaat.


Je staat onder andere in voor:

• Je beheert de agenda's van algemeen directeur en algemeen beheerder proactief en beheert diverse mailboxen.

• Je verzorgt de telefonische relaties van de algemene directie van de hogeschool, weet zelfstandig informatie te verstrekken en kan daarbij perfect omgaan met gevoelige en vertrouwelijke informatie. Je kan waar nodig zelfstandig vragen opvolgen, doorgeven en je kan correct optreden en info tijdig doorgeven bij belangrijke en urgente zaken.

• Je staat in voor de schriftelijke correspondentie, ook in een internationale context.

• Je kan vergaderingen met interne en externe collega’s, partners, overheid en overige stakeholders organiseren en plannen, voorbereiden en opvolgen. Je verzamelt en verspreidt de nodige voorbereidende bestanden (rapporten, verslagen, …), zodat de deelnemers optimaal geïnformeerd zijn.

• Je kan verslagen opstellen en verspreiden naar de betrokkenen.

• Je zorgt zelfstandig voor het opvolgen van besluiten.

• Je zorgt voor een feilloos relatiebeheer en staat in voor de correcte afhandeling van diverse PR-activiteiten van de algemene directie.

• Je bent een aanspreekpunt en informatiebron voor interne en externe relaties. Je begeleidt bezoekers van de algemeen directeur en algemeen beheerder en beantwoordt routinematige vragen om inlichtingen.

• Je organiseert en plant nauwgezet dienstreizen (binnen- en buitenland). Je beheert en volgt budgetten in overleg met de verantwoordelijken verder op.

• Je kan rapporten, gestandaardiseerde en gepersonaliseerde berichten (mails en brieven) en presentaties uitwerken, lay- outen, …

• Je kan punctueel en ordelijk administratieve processen organiseren en digitale oplossingen voor het automatiseren van courante administratieve processen mee organiseren en uitwerken.

• Je kan logistieke en technische ondersteuning leveren waar nodig.

• Je kan events zelf plannen en organiseren of ondersteuning bieden bij hogeschoolbrede events.

• Je weet een logisch klassement uit te werken voor documenten, zowel digitaal als fysiek, in overleg met andere belanghebbenden in de organisatie.

• Je kan informatie opzoeken, schikken en overzichtelijk presenteren.

Profiel

• Je bezit een bachelordiploma.

• Ervaring in het hoger onderwijs is een pluspunt.

• Je bent zeer sterk in MS Office en kan presentaties, documenten en verslagen uitwerken op inhoudelijk vlak en qua lay-out.

• Je beheerst het Nederlands, Frans en het Engels om internationale contacten te faciliteren.

• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. Je hebt een vlotte pen waarmee je juiste, doch vlotte en inspirerende teksten kunt schrijven.

• Je bouwt een sterke vertrouwensrelatie uit met de algemeen directeur, algemeen beheerder en hun diensten met wie je rechtstreeks in korte lijn werkt voor het secretariaat en aan specifieke dossiers. Ook met de directeurs/departementshoofden initieer en onderhoud je nauw contact in het kader van vergaderingen.

• Je weet je snel in te werken in de materie die aan bod komt tijdens vergaderingen waar verslag dient van genomen te worden.

• Je bent dienstverlenend: je krijgt energie van het geven van professionele ondersteuning aan andere mensen.

• Je bent uitermate klantgericht en kan meewerken aan complexe events, zowel bij het organiseren als administreren ervan.

Toelatingsvoorwaarden

Wijze van solliciteren

Tot en met 18 augustus 2019 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren.
Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.

Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 30% m.i.v. 1 september 2019 of aansluitend tot en met 31 december 2020. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen. Daarnaast word je aangesteld in een statutair tijdelijk 'niet' vacant (vervangingsopdracht) ambt voor 70% m.i.v. 1 september 2019 of aansluitend tot en met 31 december 2020 (of terugkeer titularis).

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 4.1 (barema 581 - B11) en salarisschaal 4.2 (barema 582 - B12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen.

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: Campus Lange Nieuwstraat, Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Liene Geeraerts, diensthoofd Kwaliteit, Planning en Organisatie (03 220 54 23), liene.geeraerts@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 18/08/2019

Datum interview: vanaf 26/08/2019

Indiensttreding: 1/09/2019