ADI-ATP-vac19-06 - Bestuurssecretaris - 100%
Betrekking
Functie:
Adviseur
Departement:
Diensten Algemeen Directeur
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Masteropleiding
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 1 september 2019 of aansluitend t.e.m. 31 december 2020.
Details

Taakomschrijving

Als bestuurssecretaris ondersteun je de bestuurlijke, hogeschoolbrede beleids- en besluitvorming. Je ondersteunt en adviseert de algemeen directeur met bijzondere aandacht voor het stroomlijnen van administratieve en beleidsmatige processen tussen bestuur, directie, departementen en Schools of Arts. Je organiseert het secretariaat, bereidt rapporten en presentaties voor, organiseert bijeenkomsten en draagt bij tot een duidelijke interne communicatie en communicatie met externe partners in binnen- en buitenland.

Je ondersteunt de algemeen directeur door:

• vergaderingen met interne en externe collega’s (directieteam, VLHORA, AUHA, etc.), partners en de overheid voor te bereiden en op te volgen, en als aanspreekpunt en informatiebron te fungeren voor interne en externe relaties. Je bent eerste aanspreekpunt voor vragen en inlichtingen.

• de jaarplanning van de beleidsorganen te beheren, het overleg en beslissingsstromen tussen de verschillende bestuurlijke organen te coördineren, op te volgen en nauw samen te werken met de stafdiensten van de algemeen directeur, de algemeen beheerder en de andere leden van het Directieteam.

• toezicht te houden op gemaakte afspraken, lopende processen en relevante bestuurs- en administratief juridische verplichtingen van de hogeschool (in samenwerking met de diensten van de algemeen directeur en de algemeen beheerder).

Je draagt bij aan de beleidsvorming van de hogeschool door:

• interne en externe beleidslijnen te vertalen naar concrete toepassingen. Je organiseert hiervoor overleg, formuleert adviezen en werkt richtlijnen of een plan van aanpak uit dat je intern communiceert.

• projecten op te volgen. Je ziet toe op de voortgang, houdt deadlines in de gaten en rapporteert regelmatig terug naar het management.

• processen en procedures te actualiseren, in het kader van wetgeving en in functie van efficiëntie, en levert input om deze verder te digitaliseren. Je beheert en optimaliseert ook databanken en ICT-platformen.

Tot jouw takenpakket behoren ook de organisatorische en inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen voor het management:

• Je plant de vergaderingen (agenda, uitnodiging, data, zalen, etc.) en verzamelt de nodige voorbereidende bestanden (rapporten, verslagen, …), zodat de deelnemers optimaal geïnformeerd zijn.

• Je stelt verslagen op en verspreidt deze nadien naar de gepaste betrokkenen en volgt ze mee op.

• Je bereidt rapporten en presentaties mee voor.

• Je coördineert de onderlinge, interne communicatie.

• Je zorgt ervoor dat besluiten worden opgevolgd, opgemaakt en ondertekend. Je zorgt voor de gepaste verspreiding en archiveert.

Profiel

• Je bezit een masterdiploma.

• Je hebt minimum 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.

• Ervaring in het hoger onderwijs is een pluspunt.

• Je hebt een grondige kennis van internettoepassingen en grondige kennis van MS Office (Word, Excel, Powerpoint en Outlook).

• Je beheerst Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Je beschikt over de volgende competenties:

• Analytisch en kritisch; je bent goed in het analyseren van data en het vertalen van informatie en inzichten naar adviezen, beleidsplannen, projecten en rapportages en in het beoordelen van de daaruit voortvloeiende beleidsmatige en bestuurlijke consequenties.

• Je beschikt over organisatorische kwaliteiten: je vindt praktische oplossingen, organiseert het werk volgens een duidelijk plan en stuurt tijdig en proactief bij.

• Je bent resultaatgericht en in staat duidelijke doelen te stellen.

• Dienstverlenend; je krijgt energie van het geven van professionele ondersteuning aan andere mensen.

• Communicatief; je bent een stevige gesprekspartner die informatie vanuit diverse bronnen kan doorgronden. Daarnaast ben je een bruggenbouwer en netwerker. Je bouwt en onderhoudt zowel intern als extern een stevig netwerk uit. Hierbij ben je open waar het kan en discreet waar het moet, integer, creatief en kwaliteitsgericht.

• Samenwerken; je werkt uitstekend samen op alle niveaus binnen en buiten een organisatie.

• Omgevingsbewust; je hebt een sterk ontwikkelde bestuurlijke gevoeligheid.

• Betrouwbaar en respectvol; je handelt consequent en integer. Je toont respect voor andere ideeën, meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur.

• Flexibel en stressbestendig; omgaan met veranderende omgevingen en deadlines schrikt jou niet af.

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.

Toelatingsvoorwaarden

Wijze van solliciteren

Tot en met 18 augustus 2019 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.

Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v. 1 september 2019 of aansluitend tot en met 31 december 2020. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.


Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 6.1 (barema 585 - A11) en salarisschaal 6.2 (barema 586 - A12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen.

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.


Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: Campus Lange Nieuwstraat, Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Liene Geeraerts, diensthoofd Kwaliteit, Planning en Organisatie (03 220 54 23), liene.geeraerts@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 18/08/2019

Datum interview: vanaf 26/08/2019

Indiensttreding: 1/09/2019