WT-ATP-vac19-037 - Medewerker organisatie - 80%
Betrekking
Functie:
Medewerker domein
Departement:
Wetenschap en Techniek
Aanstelling:
Contractueel (verlengbaar)
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
80%
Duur:
m.i.v. 1 september 2019 of aansluitend t.e.m. 31 december 2019.
Details

Taakomschrijving

Je voert administratieve en inhoudelijke taken uit m.b.t. de organisatie van de opleiding Grafische en Digitale Media (GDM). Onder verantwoordelijkheid van het opleidingshoofd draag je bij aan een vlotte werking van interne processen en aan een kwaliteitsvolle dienstverlening gericht op studenten, collega’s, leveranciers, alumni, potentiële studenten en hun ouders. Hierbij houd je rekening met geldende afspraken, deadlines, procedures en wetgeving. Op die manier verlicht je de administratieve werklast en verhoog je de kwaliteit van de opleiding.

Je staat onder andere in voor:


• de administratieve ondersteuning van de opleiding inzake internationalisering, onderzoek, kwaliteit, projecten, stage en bachelorproef. Je staat in voor de praktische organisatie, de administratieve opvolging en verwerking van o.a. internationale studenten- en lectorenmobiliteit, aanvragen voor gastcolleges en samenwerkingen met externe partners. Je vraagt offertes aan en volgt eveneens de budgetten op van o.a. lopende onderzoeksprojecten. Je stelt de planning op van intakegesprekken, terugkomdagen, bachelorproef-verdedigingen en verzorgt de administratieve afhandeling van stagecontracten. Je staat in voor de opvolging en controle van de examenroosters en -planning volgens de ECTS-fiche en levert hiervoor de nodige examenvoorwaarden en gegevens aan. Je lost eventuele problemen op en volgt dossiers op om een optimale dienstverlening te garanderen voor studenten, alumni, lectoren, partners en om de dagelijkse werking van de opleiding GDM te perfectioneren;

• het fungeren als aanspreekpunt voor recurrente vragen m.b.t. de opleiding. Zo verzorg je o.a. communicatie met interne (bv. studenten, collega's) en externe (bv. werkveld) belanghebbenden. Je beantwoordt mails voor de opleiding en staat in voor de verwerking en synthetisering van binnenkomende informatie, volgens prioriteitsbepalingen die werden afgesproken met je leidinggevende. Je zorgt voor een vlotte doorstroming van opleidingsgebonden informatie naar studenten en lectoren, het maken en regelen van afspraken voor internen en externen;

• het bieden van ondersteuning aan studenten inzake studentenadministratie. Je bereidt o.a. vrijstellingsaanvragen voor en volgt laattijdige inschrijvingen en aanvragen tot contractwijzigingen op. Je biedt ondersteuning bij herinschrijvingen. Je bent mee het aanspreekpunt voor studenten voor allerhande vragen: informatie verstrekken, vragen beantwoorden, (mee) zoeken naar oplossingen of gepast doorverwijzen;

• de organisatie en het inhoudelijk voorbereiden van infoactiviteiten. Je verzorgt de administratieve en logistieke ondersteuning bij interne en externe activiteiten (proclamatie, alumni-activiteiten, jobbeurs, …). Je onderhoudt de verschillende social media-kanalen van de opleiding en gebruikt deze optimaal om studenten te werven en het werkveld te informeren;

• het initiëren, stimuleren en uitdragen van kwaliteitsvol denken en handelen. Zo sta je o.a. in voor de voorbereiding, organisatie en implementatie van kwaliteitszorg binnen de opleiding. Je reflecteert kritisch over je eigen werkwijze en stuurt deze, indien nodig, bij. Je formuleert ook voorstellen tot bijsturing van interne, administratieve processen eigen aan de opleiding.

Profiel

• Je bezit een bachelordiploma, bij voorkeur in office management.

• Je hebt ervaring met administratieve processen.

• Je kan vlot overweg met MS Office-toepassingen waaronder Word, Excel en Acces.

• Ervaring met BaMaFlex is een meerwaarde.


Je beschikt over de volgende competenties:

• Je werkt planmatig, resultaatgericht en bent organisatorisch sterk.

• Je bent in staat ideeën en opvattingen op een open manier te delen met anderen en hen ertoe uit te nodigen hetzelfde te doen. Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Je bent in staat korte en boeiende teksten te schrijven, gericht op een jong publiek. Je kan bovendien zowel zelfstandig, als in teamverband werken.

• Je kan situaties correct inschatten: je kan kritisch omgaan met de ontvangen informatie en de beschikbare alternatieven beoordelen.

• Je kan gerichte vragen stellen aan gesprekspartners om hun kennis, achtergrond, mening en interesse te leren kennen. Je werkt steeds klantgericht; je kan interne (bv. studenten, collega's) en externe (leveranciers, ouders van toekomstige studenten) belanghebbenden op een efficiënte en kwalitatieve manier begeleiden, en raad geven.

• Je voelt je persoonlijk aansprakelijk voor het behalen van de beoogde resultaten van de opleiding GDM. Je hanteert hoge kwaliteitsstandaarden en blijft doorzetten, ook bij drukte of detailopdrachten.

Toelatingsvoorwaarden

Wijze van solliciteren

Tot en met 30 juni 2019 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.

Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


Salarisschaal

Je wordt contractueel (verlengbaar) tewerkgesteld voor 80% m.i.v. 1 september 2019 of aansluitend tot en met 31 december 2019. Hernieuwing van tewerkstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een tewerkstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 4.1 (barema 581 - B11) en salarisschaal 4.2 (barema 582 - B12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen.


Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).


Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: Campus Spoor Noord, Ellermanstraat 33, 2060 Antwerpen.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Esthel Van der Meulen, opleidingshoofd Grafische en Digitale Media (03 220 34 25), esthel.vandermeulen@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 30/06/2019

Datum interview: vanaf 2/07/2019

Indiensttreding: 1/09/2019