GW-ATP-vac19-20 - Administratief medewerker front-office
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
Gezondheid en Welzijn
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 1 juli 2019 of aansluitend t.e.m. 31 december 2019.
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt het departement Gezondheid en Welzijn door het autonoom uitvoeren van administratief ondersteunende en logistieke activiteiten binnen vastgelegde afspraken, procedures en wetgeving, om zo bij te dragen aan een vlotte werking en de kwaliteitsvolle dienstverlening van het studentensecretariaat en het onthaal.

Je staat onder andere in voor:


• het fungeren als eerste aanspreekpunt aan het onthaal voor recurrente vragen m.b.t. de dienstverlening van het studentensecretariaat en de dagelijkse werking van de campus. Je staat interne (studenten, medewerkers) en externe (ouders, leveranciers, bezoekers) klanten professioneel en vriendelijk te woord. Je helpt hen snel en doeltreffend verder en verwijst, indien nodig, door naar de juiste instanties.

• de verwerking van gegevens m.b.t. de studentendossiers (bv. in- en uitschrijvingen, contractwijzigingen, afwezigheden). In de daarvoor voorziene ICT-platformen (BaMaFlex) en opvolgingssystemen voer je gegevens en documenten in, zowel digitaal als fysiek.

• uiteenlopende administratieve en logistieke taken binnen vastgelegde afspraken en procedures, om zo bij te dragen aan de efficiënte en operationele werking van de processen van het studentensecretariaat en de campus. Je volgt recurrente taken proactief mee op en voert deze uit binnen de vastgelegde maand- en jaarkalender, rekening houdend met de tijdslimieten en vooropgestelde planning. Je ondersteunt de medewerkers van het studentensecretariaat met het beheer van de opleidingsprogramma’s en de verwerking van diverse gegevens binnen het administratief softwaresysteem BaMaFlex. Je ondersteunt de diverse evenementen en infodagen die op de campus georganiseerd worden.

• het beheren van de in- en uitgaande post voor het studentensecretariaat, de opleidingshoofden en collega's van andere administratieve diensten, om zo klantgerichte contacten te onderhouden (met bv. studenten, kandidaat-studenten, ouders, lectoren) en een vlotte informatiedoorstroming te garanderen. Je verwerkt inkomende en uitgaande correspondentie, zowel digitaal als fysiek. Je staat ook in voor de ontvangst, doorverwijzing en eventuele begeleiding van bezoekers doorheen de campus.

• het initiëren, stimuleren en uitdragen van kwaliteitsvol denken en handelen. Vanuit jouw expertise draag je bij aan het continu verbeteren van de processen binnen het studentensecretariaat. Samen met het team werk je mee aande voorbereiding, organisatie en implementatie van kwaliteitszorg binnen het studentensecretariaat. Je reflecteert kritisch over je eigen werkwijze en stuurt deze, indien nodig, bij. Je formuleert voorstellen tot bijsturing van interne, administratieve en organisatorische processen, eigen aan het onthaal en studentensecretariaat.

Profiel

• Je bezit een bachelordiploma of diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardigeervaring, bij voorkeur in sociaal werk of office management.

• Je hebt bij voorkeur een EHBO brevet of bent bereid een opleiding te volgen.

• Je kan vlot overweg met de computer en je krijgt de aan jouw toegewezen digitale platformen (BaMaFlex, WebUntis,Digitap) snel onder de knie.

• Je kan vlot overweg met MS Office (Word, Excel en PowerPoint).

• Je bent flexibel en bereid te werken tot 22u op de campussen van het departement Gezondheid en Welzijn.

Toelatingsvoorwaarden

Wijze van solliciteren

Tot en met 23 juni 2019 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal
geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.

Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v. 1 juli 2019 of aansluitend tot en met 31 december 2019. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12) en salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen.

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: Campus Lange Nieuwstraat, Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Marc De Deken, hoofd administratie (03 220 55 72), marc.dedeken@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 23/06/2019

Datum interview: vanaf 26/06/2019

Indiensttreding: 1/07/2019 of aansluitend