MC-ATP-vac19-02 - Administratief medewerker studentenadministratie
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
Management en Communicatie
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 1 juli 2019 of aansluitend t.e.m. 31 december 2019.
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt, onder leiding van het departementshoofd en de administratief teamcoördinator, de studentenadministratie van het departement Management en Communicatie (MC) door administratief ondersteunende en logistieke activiteiten uit te voeren. Je plaatst gegevens in databanken, maakt verslagen en bent aanspreekpunt m.b.t. studentenadministratie. Hierbij houd je rekening met vastgelegde afspraken, procedures en de wetgeving.

Je staat onder andere in voor:

• registreren van verzamelde gegevens en documenten van studenten in de daarvoor voorziene ICT-platformen en opvolgingssystemen (bv. Bamaflex). Je klasseert en bewaart de documenten zowel digitaal als fysiek. Je houdt de gegevens en studentendossiers up-to-date en je vervolledigt deze waar nodig.

• recurrente taken en de opvolging ervan volgens de vastgelegde maand- en jaarkalender, rekening houdend met de tijdslimieten en planning van MC. Zo verricht je opzoekingswerk in het kader van dossieropbouw of ter ondersteuning van vergaderingen, evenementen of activiteiten. Je maakt ook schriftelijke communicatie op, neemt verslag, werkt dit uit en staat in voor de lay-out van allerhande documenten. Je springt ook bij aan de front-office indien nodig en dit tijdens de ruime openingsuren van de campus (tot 19u30).

• het fungeren als aanspreekpunt en doorverwijzen van inkomende vragen, via de verschillende communicatiekanalen (e-mail, intranet, website, telefoon), m.b.t. de dienstverlening van de studentenadministratie van MC. Je verzorgt de communicatie met interne en externe klanten: je verwerkt en synthetiseert de binnenkomende informatie, volgens een afgesproken prioriteitsbepaling. Je begeleidt afspraken en verwijst door indien nodig.

• het initiëren, stimuleren en uitdragen van kwaliteitsvol denken en handelen. Je zorgt voor de voorbereiding, organisatie en implementatie van de kwaliteitszorg binnen de studentenadministratie van MC. Je reflecteert kritisch over de eigen werkwijze en stuurt deze indien nodig bij. Je formuleert voorstellen tot bijsturing en verbetering van interne processen, eigen aan de studentenadministratie.

Profiel

• Je bezit een bachelordiploma of diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring.

• Je hebt bij voorkeur ervaring met studentenadministratie.

• Kennis van BaMaFlex is een meerwaarde.

• Je bent flexibel en bereid om ingeschakeld te worden voor de avondopleidingen van het departement en dit tijdens de ruime openingsuren van de campus (tot 19u30).

Je beschikt over de volgende competenties:

• analyseren, d.w.z. kritisch omgaan met informatie en beschikbare alternatieven beoordelen.

• oplossingsgericht werken, d.w.z. onverwachte situaties opvangen en steeds kalm blijven, ook onder druk of bij detailopdrachten. Je werkt planmatig en nauwkeurig en formuleert proactief voorstellen tot verbetering.

• dienstverlenend optreden, d.w.z. bezoekers, studenten en docenten op een efficiënte en kwalitatieve manier begeleiden en dienst verlenen. Je bent flexibel en bereid om als back-up te fungeren voor de avondopleidingen en dit tijdens de ruime openingsuren van de campus (tot 19u30).

• samenwerken, d.w.z. ideeën en opvattingen op een open manier delen met anderen en hen ertoe uitnodigen hetzelfde te doen.

• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en drukt je vlot uit in Nederlands en Engels.

• betrouwbaarheid en respect, d.w.z. consequent en integer handelen.

Toelatingsvoorwaarden

Wijze van solliciteren

Tot en met 23 juni 2019 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.


Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.


Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v. 1 juli 2019 of aansluitend tot en met 31 december 2019. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.


Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12) en salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen.

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.


Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: Campus Meistraat, Meistraat 5, 2000 Antwerpen.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Els Castelyns (03 220 56 23), els.castelyns@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 23/06/2019

Datum interview: vanaf 25/06/2019

Indiensttreding: 1/07/2019