WT-ATP-vac19-031 - Medewerker organisatie - 80%
Betrekking
Functie:
Medewerker domein
Departement:
Wetenschap en Techniek
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
80%
Duur:
m.i.v. 1 september 2019 of aansluitend t.e.m. 31 december 2019.
Details

Taakomschrijving

Je voert communicatieve, administratieve en inhoudelijke taken uit voor de opleidingen Elektronica-ICT, Toegepaste Informatica, Programmeren, Digitale Systemen en Netwerken en Internet of Things. Onder verantwoordelijkheid van de betrokken opleidingshoofden draag je bij aan een vlotte werking en een kwaliteitsvolle dienstverlening gericht op studenten, collega’s, alumni en kandidaat-studenten.

Je staat onder andere in voor:

• de administratieve ondersteuning van de opleiding inzake internationalisering, onderzoek, kwaliteit, projecten, werkplekleren, stage en bachelorproef. Je staat in voor de praktische organisatie, de administratieve opvolging en verwerking van o.a. internationale studenten- en lectorenmobiliteit, aanvragen voor gastcolleges en samenwerkingen met externe partners. Je staat in voor de opvolging en controle van de examenrooster en planning volgens de ECTS-fiche en levert hiervoor de nodige examenvoorwaarden en gegevens aan. Je lost eventuele problemen op en volgt dossiers op om een optimale dienstverlening te garanderen voor studenten, alumni, lectoren, partners en om de dagelijkse werking van de opleidingen Elektronica-ICT, Toegepaste Informatica, Programmeren, Internet of Things en Digitale Systemen en Netwerken te optimaliseren;

• het fungeren als aanspreekpunt voor vragen m.b.t. de opleidingen. Zo verzorg je o.a. communicatie met interne (bv. studenten, collega's) en externe belanghebbenden. Je beantwoordt mails, bereidt presentaties voor, en je staat in voor de verwerking en synthetisering van binnenkomende informatie, volgens prioriteitsbepalingen die werden afgesproken met je leidinggevenden. Je zorgt voor een vlotte doorstroming van opleidingsgebonden informatie naar studenten en lectoren, het maken en regelen van afspraken voor internen en externen;

• ondersteuning aan studenten inzake studentenadministratie. Je bereidt o.a. vrijstellingsaanvragen voor en volgt laattijdige inschrijvingen en aanvragen tot contractwijzigingen op. Je biedt ook ondersteuning bij herinschrijvingen. Je bent mee het aanspreekpunt voor studenten voor allerhande vragen: informatie verstrekken, vragen beantwoorden, (mee) zoeken naar oplossingen of gepast doorverwijzen;

• de organisatie en het inhoudelijk voorbereiden van infoactiviteiten. Je verzorgt de administratieve en logistieke ondersteuning bij interne en externe activiteiten (proclamatie, alumni-activiteiten, jobbeurs, …).

• het onderhoud van de verschillende social media kanalen, nieuwsbrief en website van de opleidingen en gebruikt deze optimaal en proactief om studenten en werkveld te informeren aangepast aan het doelpubliek.

• de optimalisatie van de communicatie van de betrokken opleidingen. Je volgt hiervoor de evoluties binnen marketing, (jongeren)communicatie en digitale technologieën, en je neemt ook initiatieven om de huidige aanpak en werking te vernieuwen en verbeteren.

Profiel

• Je bezit een bachelordiploma, bij voorkeur in office management of communicatiemanagement.

• Je hebt bij voorkeur ervaring met administratieve processen.

• Je kan vlot overweg met MS Office-toepassingen.

• Ervaring met grafisch design of toepassingen (Adobe software) is een meerwaarde.

Je beschikt over de volgende competenties:

• Je werkt creatief, met aandacht voor klant en kwaliteit, en hebt zin voor initiatief.

• Je bent organisatorisch ingesteld, kan zelfstandig werken maar ook vlot in team functioneren.

• Je hebt een vlotte pen waarmee je juiste en inspirerende teksten kunt schrijven.

Toelatingsvoorwaarden

Wijze van solliciteren

Tot en met 23 juni 2019 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.


Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 80% m.i.v. 1 september 2019 of aansluitend tot en met 31 december 2019. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 4.1 (barema 581 - B11) en salarisschaal 4.2 (barema 582 - B12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen.

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: Campus Spoor Noord, Ellermanstraat 33, 2060 Antwerpen.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Yves Masset , opleidingshoofd Elektronica-ICT (03 220 33 59), yves.masset@ap.be of Kelly Casal Mosteiro, opleidingshoofd Toegepaste Informatica (03 220 32 15), kelly.casalmosteiro@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 23/06/2019

Datum interview: vanaf 1/07/2019

Indiensttreding: 1/09/2019