MC-ATP-vac19-01 - Polyvalent medewerker studentensecretariaat en planning
Betrekking
Functie:
Polyvalent medewerker
Departement:
Management en Communicatie
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 6 juni 2019 of aansluitend t.e.m. 31 december 2019.
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt het departement Management en Communicatie (MC) met algemene administratief ondersteunende en logistieke opdrachten. Je staat ook in voor de planning van lessen- en examenroosters, bijhorende administratieve taken binnen het administratieve team van MC en de communicatie van de planningen naar onderwijzend personeel en studenten, om een kwaliteitsvolle dienstverlening te garanderen. Je houdt steeds rekening met de geldende afspraken, deadlines, procedures en/of wetgeving.


Je staat onder andere in voor:

• samenhangende administratieve taken m.b.t. de planning van lessen- en examenroosters. Zo sta je in voor de opmaak van de lessenroosters en examenroosters van MC a.d.h.v. het programma Untis. Je verzamelt de noodzakelijke informatie bij de opleidingshoofden en maakt op basis hiervan een planning op, rekening houdend met de relevante parameters (vb. inhoud van het vak, presentatiemogelijkheden, grootte van lokalen, maximum bezetting per les);


• het oplossen en opvolgen van vragen i.v.m. de roosters en lokalen voor de lessen en examens, om zo een optimale dienstverlening aan te bieden aan onder meer studenten en lectoren. Je plant lessen en examens tijdig in en zoekt de gepaste lokalen;

• uiteenlopende administratieve taken binnen het studentensecretariaat. Je verwerkt gegevens m.b.t. de studentendossiers (bv. inschrijvingen, examenresultaten) en verzamelt hiervoor informatie bij de verschillende belanghebbenden. In de daarvoor voorziene ICT-platformen (Bamaflex) en opvolgingssystemen voer je gegevens en documenten in, zowel digitaal als fysiek;

• het fungeren als aanspreekpunt, via de verschillende communicatiekanalen (mail, telefoon, Intranet of aan de balie), voor recurrente vragen m.b.t. de dienstverlening van het studentensecretariaat. Zo verzorg je o.a. communicatie met interne (bv. studenten, collega's) en externe (bv. ouders van kandidaat-studenten, bezoekers aan het onthaal, leveranciers) klanten. Je staat ook in voor de verwerking en synthetisering van binnenkomende informatie, volgens prioriteitsbepalingen die werden afgesproken met je leidinggevende. Je bent verantwoordelijk voor het doorgeven van informatie aan de gepaste betrokkenen, het maken en regelen van afspraken voor internen en externen en het doorverwijzen van klanten;

• het meewerken aan de optimalisatie van de procedures inzake planning en roostering om de administratieve werklast te verlichten en de kwaliteit van de resultaten te verhogen. Je staat ook mee in voor de voorbereiding, organisatie en implementatie van kwaliteitszorg binnen het studentensecretariaat. Je formuleert voorstellen tot bijsturing van interne administratieve processen en volgt eveneens de evoluties en ontwikkelingen binnen het departement MC. Je wisselt ervaringen en kennis uit met collega's en neemt deel aan interne en externe opleidingen.

Profiel

Je bezit een diploma secundair onderwijs.

Toelatingsvoorwaarden

Wijze van solliciteren

Tot en met 26 mei 2019 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren.
Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.

Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v. 6 juni 2019 of aansluitend tot en met 31 december 2019. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 2.1 (barema 577 - C11) en salarisschaal 2.2 (barema 578 - C12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen.

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: Campus Meistraat, Meistraat 5, 2000 Antwerpen.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Els Castelyns (03 220 56 23), els.castelyns@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 26/05/2019

Datum interview: vanaf 29/05/2019

Indiensttreding: 6/06/2019