OT-ATP-vac19-03 - Medewerker administratie en organisatie (75%)
Betrekking
Functie:
Medewerker domein
Departement:
Onderwijs en Training
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
75%
Duur:
m.i.v. 10 juni 2019 of aansluitend t.e.m. 31 december 2019.
Details

Taakomschrijving

Je staat in voor administratieve en inhoudelijke activiteiten binnen het onthaal en de studentenadministratie op de vestigingsplaats in Turnhout. Je draagt zo bij aan de vlotte en operationele werking van de processen en aan een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening. Je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten, lectoren, coördinatoren en administratieve diensten.


Je staat onder andere in voor:

• het verwerken van samenhangende administratieve taken m.b.t. de te behandelen dossiers, rekening houdend met en in toepassing van geldende afspraken, deadlines, procedures en regelgeving.

  o de praktische organisatie van inschrijvingen, infodagen en events.

  o verzamelen van de nodige informatie, intern en extern, en deze invoeren in de daartoe voorziene databanken en ICT- platformen (bijv. BaMaFlex).

  o terugkoppelen en rapporteren van de correcte informatie aan de betrokken instanties en belanghebbenden, intern en extern.

  o opmaken en proactief opvolgen van dossiers en klassement.

  o documenteren, uitschrijven en actualiseren van praktische procedures voor de vestigingsplaats.

• het oplossen en opvolgen van dossiers, om zo een optimale dienstverlening aan te bieden aan studenten, onderwijzend personeel en coördinatoren.

  o Contact opnemen met studenten, lectoren, bevoegde instanties en belanghebbenden, voortgangscontrole en terugkoppeling. Je analyseert hun vragen en behandelt

     deze oplossingsgericht.

  o Verwerken en bijwerken van veranderingen in het dossier. Je signaleert en bespreekt ook complexe dossiers met de leidinggevende.

• opzoekwerk m.b.t. wet- en regelgeving binnen de studentenadministratie. Je geeft studenten en collega's toelichting over de toepassingen van wet- en regelgeving, interne procedures en reglementen binnen het onthaal en de studentenadministratie.

• het meewerken aan de optimalisatie van ICT-platformen, om de administratieve werklast te verlichten en de kwaliteit van de resultaten te verhogen.

• het initiëren, stimuleren en uitdragen van kwaliteitsvol denken en handelen. Je organiseert en implementeert kwaliteitszorg in de werking van het onthaal en studentensecretariaat, door kritisch te reflecteren over de werkwijzen en je formuleert voorstellen tot bijsturing van interne processen.

Profiel

• Je bezit een bachelordiploma, bij voorkeur in office management.

• Je hebt bij voorkeur 3 jaar ervaring binnen een gelijkaardige functie.

• Ervaring met Excel en software Bamaflex zijn een meerwaarde.



• Je hanteert hedendaagse informatie- en communicatietechnologie in je werk.

• Je staat reflectief en kritisch tegenover je eigen handelen en bent bereid je bij te scholen om je kwaliteit te verhogen.

• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden. Je kan zowel zelfstandig als in een team werken en je besteedt zorg aan het werken met externe partners.

• Je bent oplossingsgericht en steeds bereid om een helpende hand uit te steken. Je werkt ook planmatig en resultaatgericht.

• Je bent bereid om zowel overdag als 's avonds te werken.

Toelatingsvoorwaarden

Wijze van solliciteren

Tot en met 26 mei 2019 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.

Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 75% m.i.v. 10 juni 2019 of aansluitend tot en met 31 december 2019. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 4.1 (barema 581 - B11) en salarisschaal 4.2 (barema 582 - B12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen.

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: Campus Blairon (C2) - Steenweg op Gierle 100, 2300 Turnhout

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Ilse Dierck, diensthoofd Administratie en Organisatie (03 220 32 33), ilse.dierck@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 26/05/2019

Datum interview: vanaf 3/06/2019

Indiensttreding: 10/06/2019 of aansluitend