Taakomschrijving
Onder verantwoordelijkheid van de algemeen beheerder sta je in voor de coördinatie van het plannen en roosteren van de bachelor- en graduaatsopleidingen van AP hogeschool (ca. 15 000 studenten) en voor het uitwerken van beleidsadvies over de korte- en langetermijnaanpak van een optimale organisatie, planning en roostering van onderwijsprocessen. Voor de organisatie en planning van de onderwijsprocessen in de verschillende campussen waar de departementen gebruik van maken, sta je in nauw overleg met de departementshoofden en de hoofden Administratie en Organisatie en werk je beleidslijnen uit zodanig dat de onderwijsplanning en -roostering efficiënt en effectief kan functioneren.
Je analyseert, evalueert, stuurt bij en ontwikkelt gemeenschappelijke beleidslijnen en duidelijke afspraken voor een optimale jaarplanning van les- en examenroosters over al de departementen heen. Je beoogt daarbij een optimale spreiding van activiteiten over de verschillende campussen zodanig dat er een optimale bezettingsgraad van de lokalen zal gerealiseerd worden.
Je draagt bij tot verdere verbetering en ontwikkeling van de plannings- en roosterprocessen. Je innoveert waar mogelijk met doordachte inzet van automatisering, koppeling van software en stemt daartoe af met andere diensten in de hogeschool.
Je onderhoudt contacten met andere hogescholen in binnen- en buitenland en wisselt zo kennis en ervaring uit.
Je staat onder andere in voor:
• de uitwerking en begeleiding van processen die nodig zijn om tot een gemeenschappelijk kader te komen voor een complementaire en optimale meerjarenplanning en jaarlijkse les- en examenroosters over alle departementen heen. Met o.a.:
o het uitwerken van processen voor tijdige toetsing van effecten van onderwijskundige concepten en didactische randvoorwaarden op het campusgebruik en de lessenrooster;
o het analyseren van knelpunten en het uitwerken van mogelijke oplossingen en verbeter- en optimalisatiestrategieën. Hierover adviezen uitbrengen naar
de departementshoofden, de hoofden Administratie en Organisatie en de algemene diensten;
o het opstellen van een gemeenschappelijk kader met rooster-technische basisparameters en afspraken om een uniforme aanpak te bereiken rond het plannen, roosteren en
beheren van de lokalen;
o de opstelling van een gemeenschappelijk projectplan met vastgelegde mijlpalen;
o het prioriteren van zowel de interne als externe noden aan lokalen;
o samenwerking met de relevante diensten in de hogeschool om de uitrusting van lokalen aan te passen aan de wijzigende noden en om een zo efficiënt en optimaal gebruik
van lokalen en uitrusting te bekomen;
o het regelmatig evalueren van de planning- en roosterprocessen, goede praktijken en de ‘lessons learned’ in kaart brengen.
• procesbegeleiding om informatie aan te leveren voor het roosterteam voor o.a.
o de voorbereiding en uitwerking van de jaarlijkse les- en examenrooster;
o verzameling van docent-, lokaal- en studentgegevens zodanig dat ze gebruiksklaar zijn voor het roosterteam.
• het coördineren en ondersteunen van het roosterteam bij:
o de opmaak en wijziging van het jaarrooster;
o het dagelijkse roosterbeheer;
o de opmaak van examenroosters het zoeken naar oplossingen.
• het leiden en plannen van het overleg tussen de roosterteams.
• het afstemmen en samenwerken met de leverancier van de roostersoftware (momenteel UNTIS) en de betrokken diensten in de hogeschool.
o het organiseren van overleg over de koppeling van relevante software in de hogeschool.
o het vastleggen van een resultaatsverbintenis met de softwareleverancier (verwachte performantie, verwachte ondersteuning, afspraken over support en ontwikkeling,
afspraken over uitrol van updates, … ).
o het samenwerken met de relevante diensten in de hogeschool zodat de automatiseringsprocessen in het kader van plannen en roosteren en het uitrollen van de updates zo
optimaal mogelijk verlopen.
Profiel
• Je bezit een masterdiploma.
• Je hebt inzicht in en ervaring met organisatie, procedures en werkwijzen m.b.t. onderwijsorganisatie en voeling met onderwijskundige aspecten.
• Je kan vlot overweg met MS Office-toepassingen met doorgedreven kennis van MS Excel.
• Je bent een stevige gesprekspartner die snel informatie kan doorgronden, een doordachte knoop kan doorhakken en ook anderen daarvan weet te overtuigen en mobiliseren. Je kan collega's en het management gericht adviseren en bent een echte netwerker. Hierbij ben je communicatief, open waar het kan en discreet waar het moet, integer en kwaliteitsgericht.
• Ervaring met Untis of aanverwante plannings- en roostertools is gewenst.
• Ervaring met het bewaken en het doen uitvoeren van processen en procedures.
• Ervaring met projectplanning en werken met projectteams is een plus.
• Ervaring met praktische onderwijsorganisatie, roostering en planning is zeker een plus. Je kan goed om met werkdruk en werkpieken.
• Je bent je analytisch ingesteld en kan uiteenlopende, soms moeilijk te vergaren informatie verwerken tot inzichten die je vervolgens vertaalt in concrete actieplannen.
• Inzicht in softwareontwikkeling is een pluspunt.
Opmerkingen
Plaats van tewerkstelling: campus Lange Nieuwstraat - Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen.
Kandideren tot en met: Deze vacature blijft open voor sollicitaties totdat er een geschikte kandidaat gevonden is.
Interview (vanaf): binnen 2 weken na sollicitatie.
Datum indiensttreding: zo snel mogelijk
Te noteren
Datum kandidaatstelling:
1/01/2999
Datum interview:
binnen 2 weken na sollicitatie.
Indiensttreding:
zo snel mogelijk.