ABE-ATP-vac19-07 - Beleidsadviseur Onderwijsplanning en -roostering
Betrekking
Functie:
Beleidsadviseur
Departement:
Algemeen beheerder
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Masteropleiding
Volume:
100%
Duur:
Statutair tijdelijk vacant t.e.m. 31 december 2019 (verlengbaar).

Kandideren tot en met: Deze vacature blijft open voor sollicitaties totdat er een geschikte kandidaat gevonden is.
Interview: binnen 2 weken na sollicitatie
Datum indiensttreding: zo snel mogelijk
Details

Taakomschrijving

Onder verantwoordelijkheid van de algemeen beheerder sta je in voor de coördinatie van het plannen en roosteren van de bachelor- en graduaatsopleidingen van AP hogeschool (ca. 15 000 studenten) en voor het uitwerken van beleidsadvies over de korte- en langetermijnaanpak van een optimale organisatie, planning en roostering van onderwijsprocessen. Voor de organisatie en planning van de onderwijsprocessen in de verschillende campussen waar de departementen gebruik van maken, sta je in nauw overleg met de departementshoofden en de hoofden Administratie en Organisatie en werk je beleidslijnen uit zodanig dat de onderwijsplanning en -roostering efficiënt en effectief kan functioneren.

Je analyseert, evalueert, stuurt bij en ontwikkelt gemeenschappelijke beleidslijnen en duidelijke afspraken voor een optimale jaarplanning van les- en examenroosters over al de departementen heen. Je beoogt daarbij een optimale spreiding van activiteiten over de verschillende campussen zodanig dat er een optimale bezettingsgraad van de lokalen zal gerealiseerd worden.

Je draagt bij tot verdere verbetering en ontwikkeling van de plannings- en roosterprocessen. Je innoveert waar mogelijk met doordachte inzet van automatisering, koppeling van software en stemt daartoe af met andere diensten in de hogeschool.

Je onderhoudt contacten met andere hogescholen in binnen- en buitenland en wisselt zo kennis en ervaring uit.

Je staat onder andere in voor:

• de uitwerking en begeleiding van processen die nodig zijn om tot een gemeenschappelijk kader te komen voor een complementaire en optimale meerjarenplanning en jaarlijkse les- en examenroosters over alle departementen heen. Met o.a.:

  o het uitwerken van processen voor tijdige toetsing van effecten van onderwijskundige concepten en didactische randvoorwaarden op het campusgebruik en de lessenrooster;

  o het analyseren van knelpunten en het uitwerken van mogelijke oplossingen en verbeter- en optimalisatiestrategieën. Hierover adviezen uitbrengen naar

     de departementshoofden, de hoofden Administratie en Organisatie en de algemene diensten;

  o het opstellen van een gemeenschappelijk kader met rooster-technische basisparameters en afspraken om een uniforme aanpak te bereiken rond het plannen, roosteren en

     beheren van de lokalen;

  o de opstelling van een gemeenschappelijk projectplan met vastgelegde mijlpalen;

  o het prioriteren van zowel de interne als externe noden aan lokalen;

  o samenwerking met de relevante diensten in de hogeschool om de uitrusting van lokalen aan te passen aan de wijzigende noden en om een zo efficiënt en optimaal gebruik

     van lokalen en uitrusting te bekomen;

  o het regelmatig evalueren van de planning- en roosterprocessen, goede praktijken en de ‘lessons learned’ in kaart brengen.



• procesbegeleiding om informatie aan te leveren voor het roosterteam voor o.a.

  o de voorbereiding en uitwerking van de jaarlijkse les- en examenrooster;

  o verzameling van docent-, lokaal- en studentgegevens zodanig dat ze gebruiksklaar zijn voor het roosterteam.



• het coördineren en ondersteunen van het roosterteam bij:

  o de opmaak en wijziging van het jaarrooster;

  o het dagelijkse roosterbeheer;

  o de opmaak van examenroosters het zoeken naar oplossingen.



• het leiden en plannen van het overleg tussen de roosterteams.



• het afstemmen en samenwerken met de leverancier van de roostersoftware (momenteel UNTIS) en de betrokken diensten in de hogeschool.

  o het organiseren van overleg over de koppeling van relevante software in de hogeschool.

  o het vastleggen van een resultaatsverbintenis met de softwareleverancier (verwachte performantie, verwachte ondersteuning, afspraken over support en ontwikkeling,

     afspraken over uitrol van updates, … ).

  o het samenwerken met de relevante diensten in de hogeschool zodat de automatiseringsprocessen in het kader van plannen en roosteren en het uitrollen van de updates zo

     optimaal mogelijk verlopen.

Profiel

• Je bezit een masterdiploma.

• Je hebt inzicht in en ervaring met organisatie, procedures en werkwijzen m.b.t. onderwijsorganisatie en voeling met onderwijskundige aspecten.

• Je kan vlot overweg met MS Office-toepassingen met doorgedreven kennis van MS Excel.

• Je bent een stevige gesprekspartner die snel informatie kan doorgronden, een doordachte knoop kan doorhakken en ook anderen daarvan weet te overtuigen en mobiliseren. Je kan collega's en het management gericht adviseren en bent een echte netwerker. Hierbij ben je communicatief, open waar het kan en discreet waar het moet, integer en kwaliteitsgericht.

• Ervaring met Untis of aanverwante plannings- en roostertools is gewenst.

• Ervaring met het bewaken en het doen uitvoeren van processen en procedures.

• Ervaring met projectplanning en werken met projectteams is een plus.

• Ervaring met praktische onderwijsorganisatie, roostering en planning is zeker een plus. Je kan goed om met werkdruk en werkpieken.

• Je bent je analytisch ingesteld en kan uiteenlopende, soms moeilijk te vergaren informatie verwerken tot inzichten die je vervolgens vertaalt in concrete actieplannen.

• Inzicht in softwareontwikkeling is een pluspunt.

Toelatingsvoorwaarden

Wijze van solliciteren

Je kan uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.

Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% tot en met 31 december 2019. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 7.1 (barema 588 - A22) en salarisschaal 7.2 (barema 589 - A31) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen.


Er kan uitzonderlijk een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag van maximum 15 jaar op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring buiten onderwijs en buiten overheidsdiensten.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: campus Lange Nieuwstraat - Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen.

Kandideren tot en met: Deze vacature blijft open voor sollicitaties totdat er een geschikte kandidaat gevonden is.

Interview (vanaf): binnen 2 weken na sollicitatie.

Datum indiensttreding: zo snel mogelijk

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Samson Erwin, algemeen beheerder (03 220 57 02), erwin.samson@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 1/01/2999

Datum interview: binnen 2 weken na sollicitatie.

Indiensttreding: zo snel mogelijk.