MC-ATP-vac18-21 - Onthaalmedewerker
Betrekking
Functie:
Polyvalent medewerker
Departement:
Management en Communicatie
Aanstelling:
Statutair (vervangingsopdracht)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
70%
Duur:
m.i.v. 1 september 2018 of aansluitend t.e.m. 15 september 2019.
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt het onthaal van campus Meistraat door het uitvoeren van administratief ondersteunende en logistieke taken. Zo draag je bij aan een vlotte en operationele werking van de processen en de kwaliteitsvolle dienstverlening van het onthaal en het departement Management en Communicatie.

Je staat onder andere in voor:


• de ontvangst van bezoekers en de inkomende telefonie, om op een vlotte manier en met een klantgerichte houding het onthaal te verzorgen. Je beantwoordt op klantvriendelijke wijze vragen van (kandidaat)studenten, lectoren en externen aan het onthaal, via telefoon en e-mail. Je verwijst hen door naar de juiste contactpersonen en contacteert de interne medewerker voor wie het bezoek bestemd is. Je beantwoordt recurrente vragen en verwijst telefonische oproepen door naar de juiste contactpersonen.

• administratieve en logistieke taken, om ondersteuning te voorzien aan de medewerkers. Je voert uiteenlopende administratieve taken uit binnen vastgelegde afspraken en volgt proactief de recurrente taken op binnen de vastgelegde maand- en jaarkalender, rekening houdend met de tijdslimieten en planning. Zo bereid je onder meer examenomslagen voor en neem je werkstukken van studenten in ontvangst. Je beheert eveneens de voorraden voor evenementen, je inventariseert promomateriaal en zet het materiaal klaar. Je bent verantwoordelijk voor het plaatsen en opvolgen van bestellingen kantoormateriaal (via economaat) en diensten. Je zoekt prijzen op van te bestellen artikelen. Je stelt de bestelaanvraag op in Excel en stuurt deze door naar de anker Financiën. Je staat in voor het registreren en uitlenen van materiaal en de sleutels van de klaslokalen; dit voor studenten en lectoren;

• het beheer van de in- en uitgaande correspondentie binnen de Campus Meistraat en het departement Management en Communicatie; op deze manier onderhoud je klantgerichte contacten en garandeer je een vlotte informatiedoorstroming. Je kijkt toe op een vlotte verdeling van de postfietskoerierdienst tussen de verschillende campussen. Indien noodzakelijk, sta je zelf in voor de overbrenging van documenten of materialen naar andere campussen;

• het volgen van de evoluties en ontwikkelingen binnen de Campus Meistraat en het departement MC, zowel op inhoudelijk vlak als op het vlak van regelgeving. Je wisselt kennis en ervaringen uit met collega's en neemt deel aan relevante interne en externe opleidingen.

Profiel

Je bezit een diploma secundair onderwijs.

Je beschikt over de volgende competenties:

• informatie verwerken, d.w.z. tekorten in informatie herkennen, informatie ontcijferen en gestructureerd samenbrengen.

• werk structureren, d.w.z. de prioriteiten voor je taken bepalen en uitvoeren.

• dienstverlenend optreden, d.w.z. belanghebbenden (collega's, studenten, leveranciers) op een efficiënte en kwalitatieve manier begeleiden.

• samenwerken, d.w.z. ideeën en opvattingen op een open manier delen met anderen en hen ertoe uitnodigen hetzelfde te doen.

• dialogeren, d.w.z. gerichte vragen stellen aan gesprekspartners om hun achtergrond, mening en interesse te leren kennen.

• betrokkenheid, d.w.z. je voelt je persoonlijk verantwoordelijk voor het behalen van de beoogde resultaten van het onthaal.

• betrouwbaarheid en respect, d.w.z. consequent en integer handelen. Je toont respect voor andere ideeën, meningen, mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur.

• je flexibel opstellen, d.w.z. een flexibele houding aannemen tegenover veranderende omstandigheden en je, indien nodig, eraan aanpassen.

Toelatingsvoorwaarden

Wijze van solliciteren

Tot en met 19 augustus 2018 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.

Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk 'niet' vacant (vervangingsopdracht) ambt voor 50% m.i.v. 17 september 2018 of aansluitend tot en met 15 september 2019 (of terugkeer titularis). Daarnaast word je aangesteld in een statutair tijdelijk 'niet' vacant (vervangingsopdracht) ambt voor 20% m.i.v. 1 september 2018 of aansluitend tot en met 31 augustus 2019 (of terugkeer titularis).




Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 2.1 (barema 577 - C11) en salarisschaal 2.2 (barema 578 - C12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen.

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.


Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: campus Meistraat, Meistraat 5, 2000 Antwerpen.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Verreth Marleen, departementshoofd Management en Communicatie (03 220 55 22), marleen.verreth@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 19/08/2018

Datum interview: vanaf 22/08/2018

Indiensttreding: 1/09/2018 of aansluitend