GW-ATP-vac18-01 - Administratief medewerker vaardigheidslab en studentenadministratie (100%)
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
Gezondheid en Welzijn
Aanstelling:
Statutair (vervangingsopdracht)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
100%
Duur:
m.i.v. 19 maart 2018 of aansluitend t.e.m. 31 augustus 2018.
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt de studentenadministratie en het vaardigleidslab van departement Gezondheid en Welzijn door administratieve en logistieke activiteiten zelfstandig uit te voeren, binnen vastgelegde afspraken, procedures en wetgeving. Zo draag je bij aan de vlotte en operationele werking van de processen, en aan de kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening van het departement Gezondheid en Welzijn.

Je staat onder andere in voor:

• de administratieve en logistieke ondersteuning van het vaardigheidslab (o.a. plaatsen en opvolgen van bestellingen van materiaal, stockbeheer, garanderen van permanentie, instaan voor registreren en uitlenen van materiaal, reserveren en beheren van lokalen, nazien en aanvullen van materiaal) en je ondersteunt mee de studentenadministratie (o.a. opmaak attesten educatief verlof, opvolging VDAB-studenten, inschrijving van studenten, internationalisering);

• het fungeren als aanspreekpunt voor het vaardigheidslab, VDAB-dossiers en attesten educatief verlof: je verzorgt de communicatie met studenten, medewerkers en externen en verwerkt de binnenkomende informatie volgens de met de leidinggevende afgesproken prioriteitsbepaling. Je beantwoordt inkomende vragen en verwijst indien nodig door;

• de verwerking van gegevens m.b.t. de opdracht van het departement. Je verzamelt informatie, voert gegevens en documenten in de daarvoor voorziene ICT-platformen en opvolgingssystemen, zowel digitaal als fysiek en je beheert studentendossiers en klasseert documenten, zowel digitaal als fysiek;

• het volgen van de evoluties en ontwikkelingen binnen de studentenadministratie, zowel op inhoudelijk vlak als op het vlak van regelgeving. Je wisselt ervaring en kennis uit met collega’s en neemt deel aan interne en externe opleidingen.

Profiel

• Je bezit een bachelordiploma of diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring, bij voorkeur in het studiegebied handelswetenschappen en bedrijfskunde.

• Je hebt bij voorkeur 3 jaar ervaring in een administratieve functie.

• Ervaring met administratie in het hoger onderwijs betekent een meerwaarde.

• Kennis van BaMaFlex en het cliëntvolgsysteem van de VDAB betekent een sterke meerwaarde.



Je beschikt over de volgende competenties:

• analyseren, d.w.z. kritisch omgaan met informatie en beschikbare alternatieven beoordelen.

• oplossingsgericht werken, d.w.z. onverwachte situaties opvangen en beheersen, door de situatie te begrijpen en verwerken. Je werkt nauwkeurig, planmatig en resultaatgericht.

• kennis delen, d.w.z. anderen tonen hoe de zaken best aangepakt kunnen worden.

• dienstverlenend optreden, d.w.z. studenten en collega's op een efficiënte en kwalitatieve manier begeleiden en dienst verlenen.

• samenwerken, d.w.z. ideeën en opvattingen op een open manier delen met anderen en hen ertoe uitnodigen hetzelfde te doen. Je kan zowel zelfstandig, als in een team werken.

• dialogeren, d.w.z. gerichte vragen stellen om de kennis, mening en interesses van gesprekspartners te leren kennen.

• betrokkenheid, d.w.z. je persoonlijk verantwoordelijk voelen voor het behalen van de beoogde resultaten van de studentenadministratie van het departement Gezondheid en Welzijn. Je hanteert hoge kwaliteitsstandaarden en blijft doorzetten, ook bij detailopdrachten of druk.

• betrouwbaarheid en respect, d.w.z. consequent en integer handelen. Je toont respect voor andere ideeën, meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur.

Toelatingsvoorwaarden

Wijze van solliciteren

Tot en met 25 februari 2018 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.


Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.


Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.


Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk 'niet' vacant (vervangingsopdracht) ambt voor 100% m.i.v. 19 maart 2018 of aansluitend tot en met 31 augustus 2018 (of terugkeer titularis). Hernieuwing van aanstelling is eventueel mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen.

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12) en salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen. Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).

Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: Campus Spoor Noord, Noorderplaats 2, 2000 Antwerpen.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij De Deken Marc, hoofd administratie (03 220 55 72), marc.dedeken@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Directie Personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 25/02/2018

Datum interview: vanaf 1/03/2018

Indiensttreding: 19/03/2018 of aansluitend