KA-ATP-vac17-03 - 2x Administratief medewerker studentensecretariaat
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
Koninklijke Academie voor Schone Kunsten
Aanstelling:
Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)
Vereist niveau:
Secundair onderwijs
Volume:
80%
Duur:
m.i.v. 18 september 2017 of aansluitend t.e.m. 31 december 2018.
Details

Taakomschrijving

Je ondersteunt de studentenadministratie en het secretariaat van de Koninklijke Academie voor Schone Kunsten door administratieve en logistieke activiteiten zelfstandig uit te voeren, binnen vastgelegde afspraken, procedures en wetgeving. Zo draag je bij aan de vlotte en operationele werking van de processen, en aan de kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening van de Koninklijke Academie voor Schone Kunsten.

Je staat onder andere in voor:

- het beantwoorden van recurrente vragen m.b.t. de werking van Koninklijke Academie voor Schone Kunsten. Je bent o.a. verantwoordelijk voor de permanentie van het onthaal van de Academie, de ontvangst en het doorverwijzen van een internationaal publiek (zowel studenten, bezoekers en personeel) via de verschillende communicatiekanalen en het informeren van studenten in Nederlands of Engels over de interne werking van de Academie (o.a. vragen over lokalen, uurroosters, verblijfsvergunningen enz.);

- het uitvoeren van uiteenlopende administratieve taken binnen vastgelegde afspraken en procedures, om zo bij te dragen aan de efficiënte en operationele werking van de processen van de Academie. Je ondersteunt onder meer de studentenadministratie bij de opmaak van attesten, het opzoeken van gegevens in het archief, inschrijvingen van studenten en de opvolging van stagecontracten. Je biedt eveneens administratieve ondersteuning bij de organisatie van de opleidingen zoals het opmaken examenroosters, juryroosters, uurroosters en lokalenbeheer;

- het verwerken van gegevens m.b.t. de opdrachten van de Academie. Hiertoe behoort de invoering van persoonlijke gegevens en documenten in de daarvoor voorziene ICT-platformen (Bv. in Bamaflex) en opvolgingssystemen, zowel digitaal als fysiek.
Daarnaast verzamel je gegevens bij belanghebbenden en volg je dossiers (studenten, verblijfsvergunningen, stageovereenkomsten, juryverslagen,...) op;

- het beheren van de in- en uitgaande post binnen de Academie. Je verwerkt alle correspondentie, zowel postbedeling als e- mails. Je beantwoordt inkomende vragen of verwijst deze door via allerhande kanalen (e-mail, intranet, website, telefoon), temeer sta je in voor de ontvangst van bezoekers;

- het uitvoeren van een geheel aan samenhangende administratieve taken (aanmelding, onthaal, verblijfsvergunningen, verzamelen van documenten,...), in het bijzonder voor zowel inkomende als uitgaande studenten tijdens hun uitwisseling.


Profiel

Je bezit een bachelordiploma of een diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring.

Je hebt bij voorkeur 5 jaar ervaring in de (studenten)administratie. Je beschikt over sterke ICT-vaardigheden.


Je beschikt over een goede basiskennis Engels, zowel mondeling als schriftelijk.




Je beschikt over volgende competenties:


- Analyseren, d.w.z. situaties correct inschatten. Je gaat kritisch om met informatie en beoordeelt de beschikbare alternatieven.

- Oplossingsgericht werken, d.w.z. onverwachte situaties opvangen en beheersen door de situatie te begrijpen, te interpreteren en te verwerken. Je werkt nauwkeurig, planmatig en resultaatgericht.

- Kennis delen, d.w.z. anderen tonen hoe de zaken best aangepakt kunnen worden. Je kan de nodige vaardigheden en technieken demonstreren.

- Dialogeren, d.w.z. gerichte vragen stellen an gesprekspartners om hun kennis, achtergrond, mening en interesse te leren kennen. Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden.

- Samenwerken, d.w.z. ideeën en opvattingen op een open manier delen met anderen en hen ertoe uitnodigen hetzelfde te doen. Je kan zowel zelfstandig, als in een team werken en je besteedt zorg aan het werken met externe partners.

- Dienstverlenend optreden, d.w.z. interne en externe belanghebbenden op een efficiënte en kwalitatieve manier begeleiden, dienst verlenen en raad geven. Je bent flexibel en bereid om te werken tijdens de ruime openingsuren van de campus en ondersteuning te bieden bij de avondopleiding Specifieke Lerarenopleiding.

- Betrokkenheid, d.w.z. je persoonlijk aansprakelijk voelen voor het behalen van de beoogde resultaten van het studentensecretariaat en de Academie. Je hanteert hoge kwaliteitsstandaarden en blijft doorzetten, ook bij detailopdrachten of druk.

- Betrouwbaarheid en respect, d.w.z. consequent en integer handelen. Je toont respect voor andere ideeën, meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur.


Toelatingsvoorwaarden

Wijze van solliciteren

Tot en met 15 augustus 2017 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren.

Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.


Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.




Salarisschaal

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 80% m.i.v. 18 september 2017 of aansluitend tot en met 31 december 2018 .


Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.




Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12) en salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool.
Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch- personeel-hogescholen.


Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).


Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km. Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn.
Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.


Opmerkingen

Plaats van tewerkstelling: Campus Mutsaard, Mutsaardstraat 31, 2000 Antwerpen.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Gelorini Vanessa, Diensthoofd administratie & organisatie (03 213 71 52), vanessa.gelorini@ap.be of Luypaert Leslie, Medewerkster personeel (03 213 71 33), leslie.luypaert@ap.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Emiel Gyselinck, directeur personeel (03 220 58 29)
E-mail: hrm@ap.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 15/08/2017

Datum interview: vanaf 30/08/2017

Indiensttreding: 18/09/2017 of aansluitend